CustomerGate 365: privacyverklaring

De korte versie

De app verwerkt persoonsgegevens van uw websitebezoekers en klanten, binnen uw eigen Business Central-omgeving. U bent verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Van Oosten Software heeft geen toegang tot uw omgeving en ontvangt geen kopie van de gegevens, alleen technische telemetrie zonder persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens de app verwerkt

Van de bezoekers en klanten die uw website gebruiken, bewaart de app:

1. Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en btw-nummer.
2. De inhoud van offerteaanvragen en accountaanvragen, met de gevraagde regels en opmerkingen.
3. Welke offerte een klant via het portaal heeft geaccepteerd, en wanneer.
4. Een gepseudonimiseerde hash van het IP-adres, gemaakt door de website, en nooit het adres zelf.
5. Tijdstippen van aanmelden en van sessies in het klantenportaal.

Wie verantwoordelijk is

U, de Business Central-klant, bent verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens: u bepaalt wat uw website vraagt, waarvoor, en hoe lang het bewaard blijft, en u informeert uw bezoekers in de privacyverklaring op uw eigen website. Van Oosten Software levert de app, maar verwerkt deze gegevens niet via de app in uw opdracht. Bouwt of host Van Oosten Software ook uw website, dan valt dat onder een aparte overeenkomst, met een verwerkersovereenkomst, en niet onder deze verklaring.

Waar de gegevens blijven

In uw eigen Business Central-omgeving, bij Microsoft, onder de voorwaarden en de geografie die u met Microsoft bent overeengekomen. E-mails gaan via uw eigen e-mailaccounts in Business Central de deur uit. Van Oosten Software heeft geen toegang tot uw omgeving en ontvangt geen kopie van uw gegevens.

Hoe de app de gegevens beschermt

1. Elk veld heeft een gegevensclassificatie.
2. Aanmeldcodes en sessietokens worden alleen als hash opgeslagen.
3. IP-adressen worden alleen als gepseudonimiseerde hash opgeslagen.
4. De website koppelt via Microsoft Entra-app-registraties met smalle machtigingssets, waar het kan alleen uitvoeren en zonder D365 BASIC.
5. Portaalsessies verlopen als ze niet gebruikt worden en hebben een maximale leeftijd, en toegang intrekken werkt direct.

Telemetrie

Zodra telemetrie voor CustomerGate 365 is ingeschakeld, ontvangt Van Oosten Software technische telemetrie via Azure Application Insights, met opslag in de Europese Unie. Die legt vast welke functie liep en met welke uitkomst: aanvragen ontvangen, documenten aangemaakt, e-mail wel of niet verstuurd, opruimrondes, geslaagde of mislukte aanmeldingen, akkoorden op offertes, herstelde machtigingen en een voltooide inrichting, alleen met aantallen en soorten. Er zitten nooit e-mailadressen, namen, klantnummers, documentnummers of foutteksten in.

Sub-verwerkers

Voor de telemetrie: Microsoft, als leverancier van Business Central en van Azure Application Insights. Verder niemand.

Hoe lang gegevens bewaard blijven

Dat bepaalt u. De bewaartermijn stelt u in op de pagina CustomerGate-instellingen, en na afloop daarvan anonimiseert de opruimtaak de aanvraag. Telemetrie wordt maximaal 90 dagen bewaard.

Rechten van betrokkenen

Uw websitebezoekers en klanten oefenen hun rechten bij u uit, als verwerkingsverantwoordelijke. De app helpt u die verzoeken af te handelen: Persoonsgegevens exporteren maakt één bestand met alle persoonsgegevens die de app van een e-mailadres heeft (AVG-artikelen 15 en 20), en Persoonsgegevens wissen wist ze. Vragen over de app zelf kunt u sturen naar info@van-oosten.nl.

Wie wij zijn

Van Oosten Software, een handelsnaam van Van Oosten Advies B.V., Wilgestraat 40, 4431 CH 's-Gravenpolder, Nederland. KvK 42077708, btw-nummer NL869603504B01. E-mail info@van-oosten.nl.