Advies & toetsing

Second opinion op een lopend ICT-project

Het project loopt al maanden. De opleverdatum is twee keer verschoven, de facturen lopen door en de antwoorden van uw leverancier worden vager. U wilt weten of dit nog goed komt, en waar het aan ligt.

Wat u dan zoekt is geen offerte en geen nieuwe methodiek, maar iemand van buiten die het dossier doorleest, de betrokkenen spreekt en u eerlijk vertelt wat er aan de hand is. Iemand die geen product te verkopen heeft dat uit de uitkomst volgt, en dus ook 'stoppen' kan opschrijven.

Veel second opinions gaan over een keuze die u nog moet maken: een offerte, een plan, een omgeving die u wilt laten beoordelen voordat u tekent. Deze pagina gaat over het moment daarna. Het geld is uitgegeven, het werk is begonnen, en de vraag is niet meer of u hieraan moet beginnen maar wat nu de verstandigste zet is.

Uw ICT-project loopt uit of loopt vast: wanneer helpt een second opinion?

Niet elk project dat uitloopt heeft een tweede paar ogen nodig. Deze situaties wel.

De opleverdatum is meer dan eens verschoven en de nieuwe datum voelt net zo zacht als de vorige.
Het budget is op of bijna op, terwijl de lijst met wat er nog moet komen niet korter is geworden.
De voortgangsrapportage kleurt groen, terwijl uw eigen mensen iets anders zeggen.
Uw organisatie en de leverancier wijzen naar elkaar en u kunt inhoudelijk niet beoordelen wie gelijk heeft.
Er ligt een voorstel voor meerwerk dat u niet kunt toetsen op noodzaak of op prijs.
U overweegt te stoppen, maar wilt dat besluit niet op onderbuikgevoel nemen.
Er komt een advocaat in beeld en u wilt eerst weten of het werkelijk zo ver moet komen.

Wat ik bekijk

Een second opinion is geen rondje meningen ophalen. Ik loop vier lijnen langs en leg per lijn vast wat ik zie, waar ik het op baseer en hoe hard het is.

Opdracht en scope

Wat er is afgesproken: contract, offerte, opdrachtbevestiging en de wijzigingen die daar sindsdien op zijn gestapeld.
Of de scope in de documenten nog dezelfde scope is als die in de hoofden van de betrokkenen.
Welke aannames onder de oorspronkelijke planning en prijs zaten, en welke daarvan niet zijn uitgekomen.
Wat er buiten scope is gevallen zonder dat iemand daar een besluit over heeft genomen.

Sturing en besluitvorming

Wie welk besluit mag nemen, en wie het feitelijk neemt.
Wat de voortgangsrapportage meet, en of dat iets zegt over wat er werkelijk af is.
Hoe risico's en issues worden vastgelegd, geëscaleerd en gesloten, of dat ze blijven staan tot ze werkelijkheid worden.
Welk aandeel uw eigen organisatie heeft in de vertraging. Dat is het lastigste punt om intern te benoemen, en precies het punt waarvoor u iemand van buiten haalt.

Techniek en oplevering

De architectuur- en integratiekeuzes: passen ze bij wat er al draait en bij wat u er daarna nog mee wilt.
De staat van wat er is opgeleverd: werkt het, is het getest, is het overdraagbaar, of draait het als demo op één machine.
Datamigratie, koppelingen en beheerbaarheid: drie plekken waar uitloop zich makkelijk verstopt.
De testaanpak en de acceptatiecriteria: de grond waarop u straks tekent voor oplevering.

Positie en vervolg

Wat een realistische resterende planning en resterende kosten zijn, los van wat er nu op papier staat.
Welke opties u werkelijk heeft: doorgaan, herstarten met een kleinere scope, van leverancier wisselen, of stoppen.
Wat elke optie kost en oplevert, inclusief de optie die niemand hardop uitspreekt.
Of uw contractuele positie strookt met wat er feitelijk is gebeurd. Als feitelijke vaststelling, niet als juridisch advies.

Wat u krijgt

Twee dingen: een document en een gesprek. Het document eerst, zodat u het rustig kunt lezen zonder dat ik erbij zit. Het gesprek daarna, zodat u erop kunt doorvragen.

Een schriftelijke bevinding van tien tot vijftien pagina's: wat ik heb gezien, waar ik het op baseer en hoe hard het is.
Een expliciet oordeel over de vraag die u stelt. Geen opsomming van overwegingen waar u zelf de conclusie uit moet trekken.
Een korte lijst met wat er nu zou moeten gebeuren, op volgorde van urgentie, met per punt wie het kan uitvoeren.
Een terugkoppeling van anderhalf tot twee uur waarin ik het toelicht en u doorvraagt. Met u alleen, met uw MT, of met de leverancier erbij. Dat bepaalt u.
Op verzoek een versie die u met uw leverancier kunt delen. Ik schrijf het document zo dat het die toets aankan.

Wat ik onderweg te horen krijg blijft vertrouwelijk. Wat ik opschrijf is van u.

Wat het niet is

Minstens zo belangrijk, want het scheelt u een verkeerd gesprek.

Geen audit. Ik toets niet tegen een norm of keurmerk en lever geen auditverklaring. Wat u krijgt is een gemotiveerd oordeel.
Geen juridisch advies. Ik stel feiten, volgorde en afspraken vast. Of daar een tekortkoming of ingebrekestelling uit volgt, beoordeelt uw advocaat.
Geen bemiddeling, arbitrage of bindend advies. Is het conflict eenmaal juridisch geworden, dan bent u voorbij het punt waar deze dienst nog helpt.
Geen beoordeling van uw netwerk, werkplekken of beheercontract. Dit gaat over een project, niet over uw infrastructuur.
Geen dossieropbouw op bestelling. Ik schrijf niet naar een conclusie toe, ook niet naar de conclusie die u hoopt te lezen.
Geen aanloop naar een vervolgopdracht. Ik lever ook herstel- en projectwerk, en dat is juist de reden om dit gescheiden te houden: de bevinding wijst niet naar mij, en desgevraagd noem ik ook partijen die ik niet ben.

Waarom onafhankelijkheid hier het verschil maakt

Veel partijen die een second opinion aanbieden verkopen ook het alternatief: een beheercontract, een migratie, een eigen implementatieteam. Dat hoeft geen kwade opzet te zijn, maar het kleurt wat er in de bevinding terechtkomt, en van buitenaf kunt u niet zien hoeveel. Onafhankelijkheid is hier geen keurmerk maar een kwestie van hoe de praktijk in elkaar zit.

Ik verkoop geen systemen, geen licenties en geen beheer. Er is dus geen dienst van mij waar deze bevinding naartoe kan wijzen.
Geen partnerships of kickbacks met leveranciers. Dat is een werkprincipe van de praktijk, geen clausule die speciaal voor deze pagina is bedacht.
Heb ik eerder met een van de betrokken partijen gewerkt, dan hoort u dat voordat we beginnen. Niet in een voetnoot achteraf.
Eén persoon doet het werk en schrijft het op. Geen junior die inventariseert en een partner die de conclusie ondertekent.
Is de eerlijke bevinding dat er niets ernstigs mis is en u het beter kunt uitzitten, dan staat dat er ook. Dat is een uitkomst, geen mislukte opdracht.

Vorm, omvang en doorlooptijd

Wat dit kost hangt af van de omvang van het project en van hoe diep u wilt dat ik ga. De vorm spreken we vooraf af, niet achteraf. Dit zijn de drie vormen die ik aanbied.

Korte toetsing van één tot twee dagen

Documenten lezen, drie tot vijf gesprekken, een beknopte bevinding en een terugkoppeling. Genoeg om te weten of uw onderbuik klopt en waar het aan ligt. Bedoeld als startpunt: kort genoeg om daarna te beslissen of er meer nodig is.

Uitgebreide toetsing op nacalculatie

Voor een groot project, een dik dossier of meerdere betrokken leveranciers. We spreken een maximum aantal uren af dat ik niet overschrijd zonder eerst te overleggen, zodat nacalculatie geen open eind is.

Vaste prijs per resultaat

Een afgebakende vraag, een afgesproken bevinding, een afgesproken datum, één bedrag. Werkt goed als de vraag scherp is ('haalt dit project de opleverdatum van maart nog, en waarom') en minder goed als nog onduidelijk is wat er te onderzoeken valt.

Wat de omvang bepaalt

De omvang van het project en hoeveel er al is opgeleverd.
Hoeveel documentatie er is en hoe bruikbaar die is. Een bijgehouden risicolog en leesbare stuurgroepverslagen bekorten het werk; een gedeeld postvak als enige archief verlengt het.
Het aantal mensen dat ik moet spreken, en of ze bereikbaar zijn in de week waarin het moet gebeuren.
Of ik alleen naar sturing en scope kijk, of ook naar de techniek en de opgeleverde software.
Of het resultaat een interne notitie is of een document dat de leverancier onder ogen krijgt. Dat laatste vraagt meer zorgvuldigheid in de onderbouwing.

Inbegrepen

Voorbereiding, documentstudie en de gesprekken.
Het schriftelijke document, en één ronde correcties op feitelijke onjuistheden.
De mondelinge terugkoppeling, plus een tweede sessie als uw stuurgroep of MT het apart wil horen.
Reistijd binnen Zuid-Nederland en de Randstad.

Niet inbegrepen

Het uitvoeren van de aanbevelingen. Dat is een aparte opdracht met een aparte afweging.
Optreden als partijdeskundige in een procedure of arbitrage.
Doorlopende bewaking van het project na de terugkoppeling, tenzij u daar apart om vraagt.
Het herschrijven van uw contract of het voeren van de onderhandeling met uw leverancier.

Een tarief noem ik in het eerste gesprek, samen met de vorm die bij uw vraag past. Wat u daarna krijgt is een beknopt voorstel met scope, doorlooptijd en prijs: een paar pagina's, geen offertetraject van weken.

Second opinion, toetsing, audit of gate review

Vier woorden voor werk dat elkaar deels overlapt. Het verschil in het kort, zodat u weet waar u om vraagt.

Second opinion: Een tweede, onafhankelijk oordeel over een concrete vraag. Vormvrij, kort en gericht op een besluit dat u moet nemen. Dat is wat op deze pagina staat beschreven.
Toetsing: Beoordeling tegen een vooraf vastgesteld kader. In Nederland is die term sterk verbonden met de rijksoverheid: het Adviescollege ICT-toetsing beoordeelt grote ICT-projecten van ministeries en uitvoeringsorganisaties. Voor een private opdrachtgever bestaat die route niet.
Audit: Systematische toetsing tegen een norm of beheersingskader, met een formeel oordeel en een controleerbaar spoor. Waardevol als u een norm moet aantonen; zwaarder dan nodig als u vooral een besluit wilt nemen.
Gate review: Een panelbeoordeling op een vast beslispunt in de levenscyclus van een programma. In Nederland voert Bureau Gateway deze reviews uit voor de rijksoverheid, met een panel van meerdere reviewers. Een gedegen instrument, alleen niet beschikbaar voor een private opdrachtgever en niet bedoeld voor een project dat nu vastloopt.

Veelgestelde vragen

De vragen die u waarschijnlijk heeft voordat u belt, hier alvast beantwoord.

Wat is een second opinion op een lopend ICT-project precies?

Een onafhankelijk oordeel over een project dat al draait: klopt de planning nog, is de scope nog dezelfde, wordt er gestuurd op wat werkelijk af is, en welke opties heeft u nog. Het verschil met veel second opinions in de markt is het moment: die gaan over een aankoop of een plan vooraf, deze over een traject dat al maanden loopt. In vaktaal heet dat ook wel een projectreview of een onafhankelijke toetsing van een ICT-project; in de praktijk vraagt vrijwel iedereen om een second opinion.

Hoe snel kan ik terecht?

Op een bericht reageer ik binnen één werkdag. Een eerste gesprek van een half uur plant u zelf in mijn agenda; daar staat ruimte binnen enkele werkdagen. Een korte toetsing van één tot twee dagen plan ik daarna in overleg in, met twee weken als werkaanname. Er zit geen offertetraject van weken tussen: dat is het praktische voordeel van een praktijk zonder verkooporganisatie. Staat er een stuurgroep op een vaste datum, noem die dan meteen, dan werken we terug vanaf die dag.

Moet ik toegang geven tot mijn systemen?

Tot uw productiesystemen niet. Voor het grootste deel volstaat leesrecht op de projectdocumentatie: contract, planning, risicolog, voortgangsrapportages, stuurgroepverslagen en de laatste opleverdocumenten. Moet ik ook naar de opgeleverde software kijken, dan vraag ik om een test- of demo-omgeving en om een ontwikkelaar die mij erdoorheen praat. Toegang tot productiedata vraag ik niet, tenzij daar een concrete aanleiding voor is en u het zelf wilt; in dat geval leggen we vooraf vast wat ik inzie en hoe lang.

Bent u werkelijk onafhankelijk?

Onafhankelijk betekent hier iets concreets: ik verkoop geen systemen, geen licenties en geen beheer, en heb geen partnerverbanden met leveranciers. Er is dus geen dienst van mij waar deze bevinding naartoe kan wijzen. De praktijk bestaat uit één persoon, dus er is ook geen afdeling elders in het huis met een belang bij de uitkomst. Wat er wel eerlijk bij hoort: ik lever ook project- en herstelwerk. Daarom houd ik de toetsing daarvan gescheiden, meld ik een eerdere samenwerking met een betrokken partij voordat we beginnen, en noem ik u desgevraagd ook partijen die ik niet ben.

Wat heb ik nodig voor het eerste gesprek?

Een half uur en een eerlijk verhaal. Wat er is afgesproken, wanneer het begon te schuiven, wat u al heeft geprobeerd en wat u eigenlijk wilt weten. Documenten aanleveren hoeft nog niet; dat komt pas als we afspreken dat er een toetsing volgt. Aan het eind van dat gesprek zeg ik of ik denk dat een second opinion u verder helpt, of dat u met iets anders beter af bent.

Wat gebeurt er na de terugkoppeling?

Dat bepaalt u. De bevinding is bedoeld als basis voor één van drie dingen: een gesprek met uw leverancier dat scherper is dan het vorige, een herziene planning en scope die wél haalbaar is, of een besluit om te herstarten dan wel te stoppen. Ik kan bij de uitvoering helpen, maar dat is een nieuwe opdracht met een nieuwe afweging en uitdrukkelijk geen automatisch vervolg.

En als de conclusie is dat we moeten stoppen?

Dan staat dat er, met de onderbouwing erbij. Stoppen is geen prettige uitkomst. Maar de rekening van doorgaan met een project dat niet meer gaat werken loopt door, en die van stoppen niet. Ik schrijf er dan bij wat er te behouden valt (data, koppelingen, kennis, delen van de oplevering) en wat een verantwoorde afronding richting uw leverancier en uw eigen organisatie vraagt.

Elders op deze site

Twijfel over een lopend project?

Een kort kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Schets wat er speelt; ik zeg eerlijk of een second opinion u verder helpt.

Plan een kennismaking Stuur een bericht