Referentie · Maatwerk webapplicatie
Global Maritime Survey voert inspecties en audits uit voor rederijen. Voor de Navigational Assessment bouwde ik GMS Forms: een platform waarin auditors aan boord invullen en ondertekenen, ook zonder verbinding, en waarin kantoor beoordeelt, goedkeurt en het rapport naar de rederij stuurt.
De auditor vult 25 pagina's in op telefoon of tablet. Valt het bereik weg, dan gaat het werk gewoon door.
Kapitein en auditor tekenen met de vinger op het scherm. Geen printer, geen scanner.
Een beheerder ziet wat er wacht en keurt het goed of stuurt het met een reden terug.
Het rapport komt als pdf binnen, in de taal van de ontvanger, en verandert daarna niet meer.
De Navigational Assessment is een beoordeling van 25 pagina's die een auditor aan boord afneemt, met aan het eind de handtekeningen van de kapitein en de auditor. Global Maritime Survey legde die vast in Zoho Forms. Het rapport was een export, en een bevinding was een regel in een pdf die na de audit uit beeld raakte.
De wens was een eigen platform, gebouwd rond de werkwijze van GMS: invullen aan boord, ook waar het bereik wegvalt; een beoordeling op kantoor voordat er iets naar de rederij gaat; bevindingen die blijven staan tot ze zijn opgelost. Met e-mail vanuit het eigen Microsoft 365 van GMS, en zonder de historie uit Zoho achter te laten.
Eén platform voor de hele keten, van de eerste vraag aan boord tot het rapport in de mailbox van de rederij.
De auditor werkt in de browser, op een laptop, tablet of telefoon. Alles wordt tijdens het typen opgeslagen. Valt de verbinding weg, dan blijven de antwoorden op het apparaat staan en gaan ze vanzelf naar de server zodra er weer bereik is. Kapitein en auditor ondertekenen met de vinger, op hetzelfde scherm.
Een ingediende beoordeling krijgt een uniek nummer en ligt daarna vast. Op kantoor keurt een beheerder hem goed, of stuurt hem met een reden terug naar de auditor. Pas bij goedkeuring gaat het rapport naar de rederij, en het scherm laat vooraf zien naar welke adressen. GMS kan per formulier instellen dat wie een beoordeling heeft ingevuld hem niet zelf goedkeurt.
Het pdf-rapport volgt hetzelfde ontwerp als het scherm, met een kop- en voettekst op elke pagina. Elke versie wordt bewaard met een digitale vingerafdruk, zodat altijd aan te tonen is welk rapport er is verstuurd. Een rederij kan een beoordeling ook inzien via een link met een toegangscode.
Een No in de vragenlijst wordt met één klik een bevinding in een register, met een eigenaar, een streefdatum en een status. Bevindingen hangen aan het Europanummer van het schip. Bij het volgende bezoek staat klaar wat de vorige keer openbleef, en de auditor neemt het met één klik over in de nieuwe beoordeling. Het register gaat in één keer naar Excel.
Bij elke beoordeling rekent het platform per onderdeel het nalevingspercentage uit: Yes gedeeld door Yes plus No. Wat niet van toepassing is, blijft buiten de berekening en wordt apart geteld. Kantoor ziet in één tabel waar een schip sterk staat en waar het aandacht vraagt.
De vragenlijst is geen code maar gegevens. GMS past pagina's en vragen zelf aan in een formulierbouwer, bekijkt het resultaat vooraf en publiceert een nieuwe versie. Beoordelingen die al zijn ingediend, blijven de vragen tonen zoals ze destijds zijn gesteld.
Eerst een volledige inventaris van het Zoho-formulier: elke pagina, elke vraag, elke regel. Dat werd het datamodel, zodat het nieuwe platform vanaf de eerste dag dezelfde beoordeling afnam.
Invullen, versturen, het rapport, de bouwer en de bevindingen: elke fase werkend opgeleverd, met automatische tests op een laptop- en een telefoonscherm, inclusief controles op toegankelijkheid.
Alle beoordelingen uit Zoho zijn overgezet, met hun handtekeningen en opnieuw opgemaakte rapporten, zonder dat er één mail de deur uitging. Kon een vraagkolom uit de export niet aan een vraag worden gekoppeld, dan weigerde de migratie te schrijven.
Voor de livegang heb ik het platform getoetst aan de getekende overeenkomst, niet aan het plan, en elk gat gedicht. Daarna werkinstructies met schermafbeeldingen voor auditors, beheerders en gasten, en een overdrachtsnotitie voor GMS.
Een rederij handelt naar wat er in een rapport staat. Dat vraagt meer dan een formulier dat werkt.
Na het indienen weigert de database elke wijziging. Terugsturen voor correctie is de enige weg terug, en ook dat wordt vastgelegd.
Indienen, goedkeuren, terugsturen en versturen komen in een logboek waarvan de regels aan elkaar zijn geketend. Wie er achteraf in schrijft, breekt die keten, en dat valt te controleren.
De gegevens staan versleuteld op een server in de EU. Back-ups zijn versleuteld, staan op een andere plek en kunnen niet worden overschreven. Elke maand zet het systeem er automatisch een terug, om te bewijzen dat het werkt.
Rapporten en meldingen worden verstuurd vanuit het eigen Microsoft 365 van GMS, vanaf één gedeeld postvak, in de taal van de ontvanger. Er zit geen externe e-maildienst tussen.
Auditors, beheerders, meelezers en gasten zien alleen wat bij hun rol hoort. Elke gedeelde link vraagt om een toegangscode en is per persoon in te trekken.
Eén archief met elke beoordeling, elk register, het logboek en alle rapporten. De gegevens zitten nooit opgesloten in het platform.
Een externe dienst controleert elke vijf minuten of het platform werkt, en de nachtelijke back-up meldt zich na afloop. Blijft die melding uit, dan gaat er een alarm af, ook als niemand kijkt.
Voor de oplevering zijn de code en de server doorgelicht op beveiliging. Elke bevinding is onafhankelijk gecontroleerd en opgelost, met een test erbij, voordat de eerste gebruiker ermee werkte.
Er zijn geen analysediensten, advertentienetwerken of externe foutregistratiediensten waar gegevens naartoe gaan. Wat GMS vastlegt, blijft op de eigen server.
Sinds september 2026 werkt Global Maritime Survey met GMS Forms. Auditors vullen de beoordeling in op het apparaat dat ze aan boord bij zich hebben, kantoor ziet in één oogopslag wat op goedkeuring wacht, en de rederij krijgt een rapport dat na goedkeuring niet meer verandert.
Het platform draait op een server die ik beheer, met back-ups, updates en onderhoud als vast onderdeel van de afspraak. Het formulier past GMS zelf aan; voor alles daarbuiten ben ik het aanspreekpunt.
Gangbare, breed ondersteunde techniek, zodat een volgende ontwikkelaar het zonder omwegen kan overnemen.
Vertel me hoe het nu loopt. Dan zeg ik eerlijk of maatwerk zich terugverdient, of dat een bestaand product volstaat.
