Portaalberichten in CustomerGate 365

Drie poorten voor elk bericht

Voor elk bericht staan drie schakelaars, en ze staan er alle drie omdat elk ervan alleen niet genoeg is:

1. De hoofdschakelaar van de zaak. Portaalberichten ingeschakeld op de CustomerGate-instellingen staat uit na een verse installatie, en ook na een update zet niets hem aan; alleen een beheerder doet dat. Staat hij uit, dan wordt er niets klaargezet en niets verstuurd, wat iemand ook gekozen heeft. Zonder deze schakelaar zou een bedrijf dat bijwerkt in één keer kunnen gaan mailen op grond van keuzes die niemand meer weet, bijvoorbeeld uit een omgevingskopie.
2. De keuze van de persoon zelf, per soort, op zijn eigen portaalkoppeling. Alle vijf staan uit tot hij ze in het portaal aanzet, en hij is de enige die dat kan. Toestemming die iemand anders voor u geeft, is geen toestemming.
3. Een hertoets vlak voor het versturen. Tussen het klaarzetten en het versturen zit minstens één mailronde, en in die tijd kan iemand vertrokken zijn. Uitzetten werkt daardoor meteen, ook voor berichten die al klaarstonden.

De eerste twee poorten staan al bij het klaarzetten en niet alleen bij het versturen, zodat het aanzetten van de hoofdschakelaar niet meteen een maand achterstand de deur uit stuurt.

De vijf soorten

Offerte klaar

Er is een offerte voor deze klant vrijgegeven.

Order bevestigd

Er is een order voor deze klant vrijgegeven.

Levering geboekt

Er is een levering aan deze klant geboekt.

Factuur geboekt

Er is een factuur voor deze klant geboekt.

Aanvraag ontvangen

Er is een offerteaanvraag van deze klant binnengekomen in het portaal.

Meer soorten zijn er niet, en dat is een keuze. Elke soort hierboven gaat de klant zelf aan en is iets wat hij anders alleen ziet door in te loggen. Een portaal dat post stuurt over gebeurtenissen die de klant niet kan plaatsen, wordt binnen een maand weggefilterd, en dan komt het bericht dat er wel toe doet ook niet meer aan.

De vijf staan per portaalgebruiker en per klant, want ze horen bij de koppeling. Wie voor twee bedrijven koopt, kan leveringspost voor het ene bedrijf willen en voor het andere niets.

Wat de binnendienst hier kan

Lezen. Op de portaalgebruiker is te zien welke soorten aanstaan, en ze zijn daar niet te zetten; er is ook geen actie die ze in bulk aanzet. Deze lijst zelf is alleen-lezen: rijen ontstaan bij een vrijgave of een boeking en verdwijnen met de opruimronde. Met de hand een bericht bijzetten zou post opleveren waar niemand om gevraagd heeft, en dat is precies wat deze hele opzet voorkomt.

De lijst

Aangemaakt op

Wanneer het bericht is klaargezet.

Soort

Waar het bericht over gaat. De portaalgebruiker heeft deze soort zelf aangezet.

E-mailadres, Klantnr., Documentnr.

Voor wie het bericht bedoeld is, over welke klant het gaat, en welke offerte, order, levering, factuur of aanvraag.

Verzonden op

Wanneer het bericht is verstuurd. Leeg betekent dat de mailronde hem nog moet oppakken. Een bericht dat niet meer gewenst is, krijgt hier ook een tijd, zonder dat er iets verstuurd is.

Mislukte pogingen, Laatste fout

Hoe vaak het versturen is mislukt en wat er de laatste keer misging. Boven het maximum uit de instellingen laat de ronde dit bericht met rust.

Taalcode

De taal waarin het bericht geschreven wordt. Die komt van de klantkaart, anders van de taal van de binnendienst uit de instellingen. Standaard verborgen.

De tekst van het bericht staat er niet bij: die wordt bij het verzenden opgesteld, in de taal van de klant op dat moment. Wat er werkelijk verstuurd is, staat in Verzonden e-mail van Business Central. Een rij kleurt geel zolang ze niet verstuurd is, en rood zodra er een poging is mislukt.

Van boeking tot mailronde

Berichten worden klaargezet waar ze ontstaan, midden in een vrijgave of een boeking, en daar gebeurt verder niets: één rij erbij, geen mail, geen HTTP. De mailronde die er toch al is, verstuurt ze. Dat is geen vertraging om de vertraging: een gemist bericht is vervelend, maar een boeking die omvalt over een bericht kost een dag werk. Om diezelfde reden kijkt de app vóór het schrijven of ze mag schrijven, in plaats van achteraf een fout op te vangen: de magazijnmedewerker die een levering boekt, hoeft geen enkele machtigingsset van CustomerGate te hebben.

Wat er in een bericht staat

Eén bericht per gebeurtenis, in de taal van de klant, met het document erin genoemd en een verwijzing naar het portaal. Elk bericht zegt waarom het verstuurd is en waar het uit te zetten is. Die verwijzing gaat naar het portaal, waar de ontvanger zich gewoon aanmeldt. Er is met opzet geen afmeldkoppeling die zonder aanmelden werkt: zo'n koppeling werkt voor iedereen die de e-mail in handen krijgt, en dat zou het enige eindpunt van deze app zijn dat een adres aanneemt en er iets mee doet.

Opruimen

Verzonden berichten verdwijnen dertig dagen na verzending met de opruimronde: wat een verzonden bericht bewijst, staat een maand later in de mailbox van de ontvanger en niet hier. Een bericht dat nog niet verstuurd is, blijft staan; dat is geen oud spoor maar werk dat nog moet gebeuren. Wist iemand alle gegevens van een e-mailadres, dan worden klaarstaande berichten voor dat adres helemaal verwijderd, want wie om wissing vraagt, hoort morgen geen post te krijgen.

Als een bericht strandt

1. Staat er een tijd bij Verzonden op? Dan is het bericht weg, of het was op het moment van versturen niet meer gewenst.
2. Staat Mislukte pogingen boven nul, lees dan Laatste fout. Meestal is dat het e-mailaccount of het adres van de ontvanger.
3. Is er helemaal niets geprobeerd, kijk dan op de CustomerGate-instellingen of de mailtaak niet in de wachtstand staat en of er een e-mailaccount is.
4. Staat Portaalberichten ingeschakeld aan, en heeft de portaalgebruiker deze soort zelf aangezet? Staat een van de twee uit, dan is er ook niets klaargezet.
5. Verzonden e-mail van Business Central toont wat er werkelijk vertrokken is.