Privacyhulpmiddelen in CustomerGate 365

Wat er wordt opgeslagen

• Offerteaanvragen en hun regels: naam, bedrijf, e-mail, telefoon, adressen, btw-nummer, klantreferentie, vrije tekst en een IP-hash.
• Accountaanvragen: hetzelfde, plus de functie en het opgegeven klantnummer.
• Portaalgebruikers: e-mailadres, naam en laatste aanmelding.
• Aanmeldcodes en portaalsessies: e-mailadres en IP-hash. Codes en tokens worden alleen als hash opgeslagen.
• Akkoorden op offertes: het e-mailadres en de IP-hash van wie akkoord gaf.

De IP-hash maakt de website met een geheime sleutel. Het is een gepseudonimiseerd persoonsgegeven, geen anoniem gegeven. De app registreert al deze velden als persoonsgegevens in de gegevensclassificatie van Business Central.

Bewaartermijn en opruimen

Bewaartermijn (dagen) op CustomerGate-instellingen bepaalt hoe lang persoonsgegevens bewaard blijven, gerekend vanaf de dag dat een aanvraag binnenkwam. Elke nacht om 02:00 anonimiseert de opruimtaak daarna:

• Offerteaanvragen in elke status, ook de tekst die bij de omzetting naar de verkoopofferte is gekopieerd. Nummer, status, datums, land en het offertenummer blijven, zodat de koppeling met het verkoopdocument bewaard blijft. Een aanvraag die nog Nieuw of In behandeling is, wordt Afgewezen.
• Accountaanvragen in elke status.
• Akkoorden op offertes: het e-mailadres en de IP-hash. Het akkoord zelf blijft, want het legt een commerciële toezegging vast.
• Portaalgebruikers die langer dan de bewaartermijn gedeactiveerd zijn. Een actieve portaalgebruiker wordt nooit gewist.

Verlopen aanmeldcodes worden een dag na het verlopen verwijderd, en verlopen sessies na dertig dagen. Elk onderdeel wordt apart opgeruimd, zodat één mislukking de rest niet tegenhoudt; mislukte stappen worden de volgende nacht opnieuw geprobeerd en staan op CustomerGate-instellingen. Geboekte documenten zijn niet te wijzigen: is tekst uit een aanvraag daarin beland, dan legt de aanvraag dat vast met Opruiming onvolledig.

De opruiming aan de gang houden

• De opruimtaak wordt in de wachtstand geïnstalleerd. Zet hem aan met Beide taken aanzetten zodra de bewaartermijn klopt.
• Wacht op opruiming op CustomerGate-instellingen en de cues voor de bewaartermijn op het rolcentrum tellen aanvragen over de bewaartermijn die nog persoonsgegevens bevatten. Die horen op nul te staan.
• Opruimen uitgeschakeld houdt alle wissen tegen. Gebruik het alleen kort, voor een test.
• Persoonsgegevens nu opruimen draait meteen een ronde.

Exporteren per e-mailadres (AVG-artikel 15 en 20)

Persoonsgegevens exporteren, op Webaanvragen, Accountaanvragen en Portaalgebruikers, maakt één JSON-bestand met elke rij die de app voor het e-mailadres heeft: offerteaanvragen met hun regels, accountaanvragen, portaalgebruikers, aanmeldcodes, portaalsessies en akkoorden op offertes. De hashes en het zout van codes en tokens blijven erbuiten.

Wissen per e-mailadres (AVG-artikel 17)

Persoonsgegevens wissen wist alles van één e-mailadres: de offerteaanvragen en hun tekst op verkoopoffertes, accountaanvragen, portaalgebruikers, aanmeldcodes, sessies en akkoorden op offertes. Nummers, datums, de gekozen klant en wie beoordeelde blijven staan, en een akkoord houdt zijn offerte en datum. Het weigert zolang het adres nog een actieve portaalgebruiker heeft, dus deactiveer eerst. Het werkt alleen vanuit de Business Central-client, na een bevestiging.

Kopieën van verzonden e-mails

Business Central bewaart elk verzonden bericht in Verzonden e-mail (Sent Email), ook de gegevens van aanvragen en de aanmeldcodes, en de opruiming komt daar niet bij. Stel op de pagina Bewaarbeleid (Retention Policies) een bewaarbeleid in voor Verzonden e-mail, gelijk aan de bewaartermijn van CustomerGate (het minimum daar is zeven dagen); Business Central ruimt de berichten dan zelf op.

Telemetrie

Zodra telemetrie aan staat, stuurt de app Van Oosten Software technische telemetrie: welke functie liep en met welke uitkomst, alleen met aantallen en soorten. Er staan nooit e-mailadressen, namen, klantnummers, documentnummers of foutteksten in. De privacyverklaring van de app geeft de details.