Redenen van afwijzing in CustomerGate 365

De lijst

Code

De korte code, bijvoorbeeld OUTOFSCOPE. Die komt op de aanvraag te staan en is waarop u filtert en telt, dus houd hem kort en laat hem staan.

Omschrijving

Wat de reden betekent, in uw eigen woorden. Hij staat in de keuzelijst en komt als Opmerking bij afwijzing op de aanvraag te staan.

Aanvrager berichten

Afwijzen met deze reden biedt aan om de aanvrager een bericht te sturen. Staat het uit, dan wordt er niets aangeboden en vertrekt er niets.

Tekst van het bericht

De tekst die de aanvrager in dat bericht leest, in uw eigen woorden. Laat hem leeg om alleen de omschrijving te sturen.

Geblokkeerd

De reden kan niet meer gekozen worden. Aanvragen die er al mee afgewezen zijn, houden hem, en de regel kleurt rood.

De omschrijving is niet vertaalbaar, en dat is een keuze. Hij is voor de binnendienst, en de tekst van het bericht schrijft u zelf in uw eigen woorden. Wie in twee talen afwijst, maakt twee redenen. Wat wel meevertaalt, is alles eromheen: de aanhef, de openingszin en de ondertekening volgen de taal van de aanvraag.

De vier standaardredenen

Bij het inrichten van een bedrijf zet de app vier redenen neer, en alleen als de tabel nog helemaal leeg is. Wat een beheerder daarna verandert, blijft staan.

Standaardredenen invoegen zet ze alsnog neer als ze ontbreken. Bestaande regels blijven zoals ze zijn, ook een reden die op geblokkeerd staat. Geen van de vier stuurt uit zichzelf een bericht: wat de zaak naar buiten stuurt is een beslissing en geen beginwaarde. Bij SPAM hoort sowieso geen bericht, want post aan een spammer bevestigt alleen dat het adres bestaat.

Blokkeren en niet wissen

Een reden die niet meer gebruikt mag worden, zet u op Geblokkeerd. Hij verdwijnt uit de keuzelijst bij het afwijzen, maar blijft staan op de aanvragen die er al mee zijn afgewezen. Wissen zou die geschiedenis onleesbaar maken, en de telling van vorig jaar met hem.

Een reden verplicht stellen

Op de CustomerGate-instellingen staat Reden van afwijzing verplicht. Staat die aan, dan weigert het afwijzen van een offerteaanvraag zonder een reden uit deze lijst, en de melding noemt het aanvraagnummer. Standaard staat hij uit: niet elke zaak wil de extra klik, en een reden die afgedwongen wordt, wordt binnen een maand nvt. Bij accountaanvragen is het vrijetekstveld Reden van afwijzing sowieso verplicht.

Het bericht aan de aanvrager

Dat bericht vertrekt nooit vanzelf. Alles hieronder moet kloppen voordat er iets de deur uit gaat:

• De gekozen reden heeft Aanvrager berichten aan.
• U wijst af vanaf de aanvraagkaart, in de client. Een afwijzing in bulk vanaf de lijst stuurt nooit een bericht: daar wordt de reden één keer gevraagd en geldt ze voor de hele selectie.
• U beantwoordt de tweede vraag, die het e-mailadres van de aanvrager noemt.
• Er staat een e-mailadres op de aanvraag en de aanvraag is nog niet geanonimiseerd.

Het bericht wordt geschreven in de taal van de aanvraag, met de aanhef, de openingszin en de ondertekening van de zaak eromheen; alleen de tekst ertussen komt van de reden. Is Tekst van het bericht leeg, dan gaat de opmerking bij de afwijzing mee. Het vertrekt met het e-mailaccount van de bevestigingen en is bij de aanvraag terug te vinden onder Toon verzonden e-mails.

Mislukt het versturen, dan is dat een melding en geen fout. De afwijzing staat er al en wordt niet teruggedraaid omdat een mailserver even weg was; de melding noemt het aanvraagnummer, het adres en de reden.

Wat het opruimen laat staan

Na de bewaartermijn wist de opruimtaak de persoonsgegevens van de aanvrager, en daar hoort de opmerking bij de afwijzing bij: dat is vrije tekst die iemand heeft getypt en kan van alles bevatten. De code van de reden blijft staan, net als het nummer, de status en de datums. Zo is na een jaar nog te tellen hoeveel aanvragen buiten het assortiment vielen en hoeveel er dubbel waren, terwijl er niets persoonlijks meer in staat.