Referentie · Eigen app voor Business Central
Een klant die op een website een offerte aanvraagt, wil hem terugzien zonder te bellen. CustomerGate 365 legt die verbinding: aanvragen komen als werkbak bij de binnendienst binnen, klanten loggen in op een portaal en zien hun offertes, orders, zendingen en documenten. Eén app voor elk bedrijf; wat per klant verschilt is configuratie, geen code.
Klanten bellen over hun order. Waar blijft de offerte, is de zending al weg, kan de factuur nog een keer worden gestuurd? Dat zijn vragen waar het antwoord al op staat, in Business Central, maar niet op een plek waar de klant zelf kan kijken.
Aan de voorkant loopt het net zo: een formulier op de website komt in een mailbox, en iemand typt het over in een offerte. Dat kost tijd en het gaat af en toe mis. De opzet was dus één keten, van de vraag op de website tot het document in het portaal, met Business Central als enige bron.
Van de vraag op de website tot de offerte in het portaal. De schermen van Business Central komen uit een sandbox met de demogegevens van Microsoft; de website en het portaal zijn een demo van een verzonnen groothandel, want elke klant bouwt die in zijn eigen huisstijl.
De bezoeker ziet de artikelen van het bedrijf met code, specificatie en voorraadstatus, en zet in een paar klikken een aanvraag samen. De catalogus komt uit Business Central: één artikelbestand, geen tweede lijst die uit de pas loopt.
Specificaties, varianten en voorraadstatus komen uit Business Central. Er staat geen prijs waar die niet vastligt: de bezoeker vraagt een aantal aan en de binnendienst maakt er een offerte van.
In Business Central verschijnt de aanvraag met een eigen nummer, de status waarin hij staat en wie hem stuurde. De binnendienst kiest: koppelen aan een klant, in behandeling nemen, of afwijzen. Er gaat niets vanzelf door.
Op de kaart staat wat de bezoeker invulde: bedrijf, contactpersoon, adres, de referentie die hij zelf koos en zijn regels met hoeveelheden en opmerkingen. Daarboven staat de knop die de rest doet.
Process Request maakt er een gewone verkoopofferte van, met de regels, de klant en de referentie van de aanvrager erin. Onderaan staat een regel die naar het aanvraagnummer verwijst, zodat later te zien is waar de offerte vandaan komt. De aanvraag zelf gaat op Converted en kan niet meer stilletjes wijzigen.
In het portaal staan zijn aanvragen, offertes, orders, zendingen en documenten. Een vrijgegeven offerte kan hij daar accepteren; die acceptatie krijgt een vingerafdruk, zodat achteraf vaststaat wat er akkoord is bevonden.
Het portaal stuurt een code van zes cijfers naar het e-mailadres dat de binnendienst heeft goedgekeurd. Er is dus geen wachtwoord dat gestolen, hergebruikt of vergeten kan worden, en geen gebruikersdatabase die beheerd moet worden.
Offertes, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen staan in het portaal, maar worden pas opgehaald op het moment dat de klant erop klikt. Er ligt geen kopie op de website die uit de pas kan gaan lopen.
Een bezoeker die een account wil, komt in een tweede lijst. Er staat bij of hij zegt al klant te zijn en welk klantnummer hij noemt, maar dat is niet meer dan een bewering: de koppeling aan een echte klant wordt hier gelegd, met de hand.
Bij het inrichten kijkt de app of de branchesoftware van iFacto in deze omgeving staat. Staat die er, dan komen de extra velden, de drie hoeveelheden per regel en het documentarchief erbij. Staat die er niet, dan werkt alles met de standaardvelden.
De website meldt zich aan met een eigen registratie in Microsoft Entra. In Business Central staat alleen welke toepassing dat is; het geheim van die toepassing hoort bij de website en wordt hier niet gevraagd.
Nummerreeksen, de bewaartermijn voor persoonsgegevens, of de opruimtaak echt draait, hoeveel aanvragen op opruiming wachten en of de webservice voor het portaal gepubliceerd is. Niet alleen instellingen, maar ook of ze werken.
Een portaal dat klantgegevens toont, moet uit te leggen zijn. Dit zijn de regels die vastliggen in de code.
De website weet niet welk klantnummer bij een bezoeker hoort en kan er ook niet naar vragen. De koppeling tussen een e-mailadres en een klant wordt in Business Central gelegd, door de binnendienst.
Het portaal stuurt een eenmalige code per e-mail. Er is dus geen wachtwoord dat gestolen, hergebruikt of vergeten kan worden.
Een portaalgebruiker is koper of meekijker, gekoppeld aan één klant. Hij ziet de documenten van die klant en niets daarbuiten; dat wordt in Business Central afgedwongen, niet op de website.
Aanvragen dragen een bewaartermijn. Een taak ruimt op wat daar overheen is, en de instellingenpagina laat zien of die taak echt draait en hoeveel er wacht.
Per e-mailadres kan alles worden geëxporteerd of gewist, de rechten uit de AVG waar het in de praktijk om gaat. Elk veld is bovendien geclassificeerd, zodat Business Central zelf weet wat persoonsgegeven is.
De PDF's komen uit de rapporten die Business Central al gebruikt, of uit het documentarchief van de branchesoftware waar dat er is. Er wordt niets apart opgeslagen dat kan gaan afwijken.
CustomerGate 365 staat op versie 1.0 en bouwt en test schoon tegen Business Central 28 en 29. De app is Engelstalig met vier vertalingen: Nederlands voor Nederland en België, en Frans voor België en Frankrijk. De handleiding, de webservice-naslag, de licentievoorwaarden en de privacyverklaring staan op deze site.
Wat nog rest is de indiening bij AppSource: een eigen objectbereik, telemetrie in Azure, een certificaat om de app te ondertekenen en de aanbieding in Partner Center.
Standaard Business Central en standaard Microsoft-aanmelding. Geen tussenserver, geen eigen gebruikersdatabase.
Vertel me wat uw klanten nu telefonisch vragen. Dan zeg ik eerlijk of een portaal zich terugverdient, en wat het aan inrichting kost.