App voor Business Central
Offerteaanvragen van uw website komen inclusief regels binnen in Business Central en worden met één actie een verkoopofferte. Klanten melden zich aan in een portaal, zien daar hun offertes, orders en documenten en geven online akkoord op een offerte.
Zonder koppeling is een offerteaanvraag van de website een e-mail die iemand in Business Central overtypt, en belt een klant de binnendienst als hij een kopie van een factuur nodig heeft. CustomerGate 365 is de Business Central-kant van die koppeling. Wat bezoekers en klanten op uw website doen, komt in Business Central binnen als aanvraag waarmee de binnendienst aan de slag kan, en wat klanten moeten zien, komt rechtstreeks uit Business Central, zonder dat iemand gegevens overtypt.
Alles werkt vanuit standaard Business Central: uw klanten, uw rapporten, uw e-mailaccounts en uw taakwachtrij.
Aanvragen van de website komen inclusief regels binnen in de lijst Webaanvragen. De binnendienst beoordeelt ze en maakt er met één actie een verkoopofferte van, of een verkooporder bij een order via medewerker voor een klant die er zelf is. Aanvragen van aangemelde klanten worden aan hun klant gekoppeld en de verzendcodes worden gecontroleerd. Een aanvraag kan een project noemen, en per regel een keuringsdocument en de bewerking, en die komen op de offerte terecht.
Aan mij toewijzen en Toewijzen aan… leggen vast wie een aanvraag oppakt. Afwijzen, toewijzen en als spam markeren werken ook op een selectie. Elke binnenkomende aanvraag wordt gecontroleerd op dubbele inzendingen en spamsignalen; dat sorteert en markeert, maar weigert nooit. Klant maken maakt van een aanvrager een klant met de standaard klantensjablonen.
Bezoekers vragen een account voor het portaal aan. De binnendienst keurt de aanvraag goed en koppelt er een klant en een rol (Inkoper of Meekijker) aan, of wijst hem met opgave van reden af.
Klanten melden zich aan met een eenmalige code per e-mail, dus zonder wachtwoord. Ze zien hun aanvragen, offertes, orders, verzendingen en documentregels, downloaden pdf's en geven online akkoord op een vrijgegeven offerte. Dat akkoord wordt voor de binnendienst in Business Central vastgelegd.
Een eerdere aanvraag opnieuw indienen, of een regel van een eerdere offerte of order opnieuw bestellen. Bij het akkoord hun eigen bestelnummer en verzochte leverdatum meegeven. Een offerte met reden afwijzen. Per orderregel zien wat verzonden is en een zending volgen via de link van de vervoerder. Zelf kiezen waarover ze bericht krijgen. Wisselen tussen twee klanten als ze voor twee bedrijven inkopen, en een collega uitnodigen.
De website stuurt een tekening, een DXF, een foto of een zaaglijst mee. De klant ziet zijn eigen bestanden terug in het portaal, de binnendienst ziet ze op de aanvraag en voegt er eigen bestanden aan toe, en bij het omzetten gaan ze als bijlage mee naar het verkoopdocument. Elk bestand wordt gecontroleerd op bestandstype, eerste bytes, aantal en grootte.
De pdf's komen uit de rapporten die Business Central al gebruikt, volgens de rapportselecties en de documentindelingen per klant, voor offertes, orders, verzendingen, facturen en creditnota's.
Business Central beslist welke artikelen op de website komen, niet de website: per artikel, per artikelcategorie, met genummerde publicatieregels en één beleid. Artikelen die niet online te bestellen zijn, blijven erin staan met prijs op aanvraag. Artikelfoto's gaan mee, en wat uit de catalogus verdwijnt, haalt de website op via een aparte service.
Business Central laat uw website zelf weten wanneer er iets gebeurt: een offerte vrijgegeven of geaccepteerd, een order aangemaakt, een verzending of factuur geboekt, een account goedgekeurd, een aanvraag omgezet. Per abonnement een https-adres met een eigen geheim en een handtekening. Webhooks staan uit tot iemand een abonnement aanmaakt.
Bevestigingen aan aanvragers en meldingen aan de binnendienst gaan via de standaard e-mailaccounts van Business Central de deur uit. Een taakwachtrijpost verstuurt ze, in de taal van de aanvrager. Een mislukte e-mail wordt opnieuw verstuurd en is zichtbaar bij de aanvraag.
Een bewaartermijn met een automatische opruimtaak die oude aanvragen anonimiseert, en per e-mailadres een actie om alle persoonsgegevens als één JSON-bestand te exporteren of ze te wissen. Portaalgebruikers krijgen alleen berichten als ze daar zelf voor kiezen.
Een begeleide instelling, een instellingenpagina met statusregels, en de actie Machtigingen herstellen. De CustomerGate-diagnose toont de hele installatie op één scherm, met Verbinding testen en Ontbrekende machtigingen ernaast. In een oefenbedrijf stuurt de demostand alle berichten naar één adres, en de omgevingswacht legt een kopie in een sandbox stil voordat die uw klanten mailt.
Wordt vanzelf actief waar iFacto Steel 365 geïnstalleerd is: staalhoeveelheden in stuks, meters en kilo's op de portaalregels, profielen, kwaliteiten en artikelsoorten voor de webcatalogus, en het documentarchief.
Installeer de app en doorloop in Begeleide instelling de gids CustomerGate 365 inrichten. Die leidt u langs de Steel 365-module, de koppeling met de website, de webcatalogus, e-mail en het klantenportaal.
Vul op de instellingenpagina de client-id's in van de twee Microsoft Entra-toepassingen van de website en kies Machtigingen herstellen. De app maakt de machtigingensets aan die de website nodig heeft en wijst ze toe.
Kies in de groep Webcatalogus het beleid, leg de publicatieregels vast en loop Artikelen op de website één keer door. Business Central beslist welke artikelen de website mag tonen, niet de website zelf.
Aanvragen komen binnen in Webaanvragen en Accountaanvragen, met tegels die u op elk rolcentrum kunt zetten. Akkoorden op offertes uit het portaal verschijnen daar ook.
CustomerGate 365 is de Business Central-helft van de koppeling. De formulieren en het portaal die uw klanten zien, horen bij uw website, en die website moet de webservices van de app aanroepen: zonder zo'n website krijgt de app niets binnen. Daarnaast horen er vier taakwachtrijposten bij de app: de mailronde, het opruimen van persoonsgegevens, het bezorgen van webhooks en de nachtelijke herberekening van de webcatalogus. Alle vier staan ze na de installatie op Afwachten, zodat het installeren van de app niets verstuurt en niets wist; de instellingenpagina toont van elk de status.
Een begeleide instelling leidt u door de inrichting, en de statusregels op de instellingenpagina tonen wat klaarstaat en wat niet: de webservice, het e-mailaccount, de taakwachtrij en de machtigingen.
Per productieomgeving, niet per gebruiker: honderd inkopers in het portaal kosten evenveel als één. Een sandbox is gratis, net als een bedrijf in de demostand. De prijs hoort u in een gesprek, niet uit een tabel.
Aanvragen en de catalogus
Alles uit Requests, plus het klantenportaal
Alles, voor elk bedrijf
Zonder geldige licentie stoppen na dertig dagen alleen de webservices. Business Central zelf, de binnendienst en de privacyhulpmiddelen werken gewoon door. Hoe de licentie werkt
De app verwerkt persoonsgegevens van uw websitebezoekers en klanten. Die gegevens blijven in uw eigen Business Central-omgeving, en de app is zo gebouwd dat die gegevens beperkt blijven tot wat nodig is.
De website maakt verbinding via Microsoft Entra-app-registraties met beperkte machtigingensets: waar mogelijk alleen uitvoerrecht, en geen D365 BASIC.
Aanmeldcodes en sessietokens worden alleen als hash opgeslagen. IP-adressen alleen als gepseudonimiseerde hash, gemaakt door de website.
Portaalsessies verlopen als ze niet gebruikt worden en hebben een maximale levensduur. Trekt u de toegang van een portaalgebruiker in, dan werkt dat direct.
Elk webhookabonnement heeft een eigen geheim, dat één keer te zien is en daarna nergens meer: niet op het scherm, niet in een export en niet in een databasekopie. Elke aanroep bevat een handtekening over tijdstempel en inhoud, en die inhoud bestaat uit nummers, statussen en bedragen, niet uit persoonsgegevens.
Een bewaartermijn met een opruimtaak, exporteren (AVG-artikelen 15 en 20) en wissen per e-mailadres, en een gegevensclassificatie op elk veld. In een demo- of testbedrijf houdt de demostand alle berichten binnenshuis: ze gaan naar één adres in plaats van naar de klant van wie de gegevens zijn gekopieerd.
Niet per se. Uw website moet wel de webservices van CustomerGate 365 gebruiken, want de app is de Business Central-kant van de koppeling. Van Oosten Software kan dat deel bouwen, maar een andere ontwikkelaar kan dat net zo goed.
Dat hangt af van het pakket (Requests, Portal of Complete): een bedrag per productieomgeving per maand, niet per gebruiker, plus eenmalige inrichtingskosten. Een sandbox en de demostand zijn gratis. Prijzen bespreken we in een gesprek, niet via een tabel: vraag ernaar via het contactformulier.
Dertig dagen voor de einddatum ziet de beheerder een waarschuwing, en na de einddatum volgt een respijtperiode van dertig dagen. Pas daarna stoppen de webservices: de website neemt geen aanvragen meer aan en het portaal en de catalogus reageren niet meer. Alles in Business Central blijft werken, ook het wissen en exporteren van persoonsgegevens. Uw gegevens worden nooit gegijzeld.
Nee. De Steel 365-module wordt alleen actief waar Steel 365 geïnstalleerd is. Zonder Steel 365 werkt de app met de standaardhoeveelheden van Business Central.
Nee, Business Central bepaalt dat. Per artikel, per artikelcategorie, met genummerde publicatieregels en één beleid, en op het artikel staat de reden waarom het wel of niet op de site staat. De catalogusservices geven alleen gepubliceerde artikelen door, dus een fout op de website kan er niets bij toveren.
Nee. Bevestigingen van wat een klant zelf doet, gaan altijd de deur uit. Berichten over offertes, orders, verzendingen en facturen zet elke portaalgebruiker zelf aan, en de hoofdschakelaar van het bedrijf staat na een nieuwe installatie en na elke update uit. Elk bericht vermeldt waarom het is verstuurd en waar de ontvanger het kan uitzetten.
Ja, met webhooks: een offerte vrijgegeven of geaccepteerd, een order aangemaakt, een verzending of factuur geboekt, een account goedgekeurd, een aanvraag omgezet. Webhooks staan uit tot iemand in Business Central een abonnement aanmaakt, met een eigen adres en een eigen geheim.
Pdf's van offertes, orders, verzendingen, facturen en creditnota's, aangemaakt met de rapporten die Business Central al gebruikt, inclusief de documentindelingen per klant. Waar iFacto DXSteel Doc Archive geïnstalleerd is, gebruikt het portaal in plaats daarvan het archief, beperkt tot de archiefrubrieken die u kiest.
Nee. Aanvraag verwerken maakt de verkoopofferte aan, of bij een order via medewerker een verkooporder, en opent die. De binnendienst controleert het document en geeft het vrij; pas een vrijgegeven offerte kan de klant in het portaal accepteren.
Geen persoonsgegevens. Zodra telemetrie is ingeschakeld, ontvangt Van Oosten Software technische telemetrie: welke functie is uitgevoerd en met welk resultaat, alleen als aantallen en soorten. De privacyverklaring van de app vermeldt wat de telemetrie bevat en wat nooit.
De handleiding, de installatiegids en de naslag voor webservices staan op deze site, in het Nederlands en het Engels. Ze beschrijven de huidige versie van de app.
Hulp per scherm, van webaanvragen en het klantenportaal tot de instellingen, de diagnose en de webcatalogus.
Van het installeren tot een eerste aanvraag, en verder: de taakwachtrijposten, de webcatalogus, webhooks en de diagnose.
De services, procedures en JSON-sleutels die een website aanroept.
Wat er in elke versie van de app zit.
Hoe u hulp vraagt, en wat u meestuurt.
Deze drie documenten gaan over de app en niet over deze website; daarom staan ze apart. De privacyverklaring en de voorwaarden van van-oosten.nl zelf vindt u onderaan elke pagina.
Twijfelt u of dit past bij uw website of bij hoe u Business Central hebt ingericht? Stel uw vraag; meestal hebt u binnen één werkdag antwoord.