Advies & toetsing

Offerte laten toetsen: een ICT-voorstel beoordelen voordat u tekent

Er ligt een voorstel op tafel. Verzorgd opgemaakt, een fors bedrag, een looptijd van jaren. U kunt beoordelen of het bedrag u bevalt. Niet of u daarvoor krijgt wat u denkt te krijgen. Vanaf de handtekening geldt wat er staat, en is uw onderhandelingsruimte grotendeels weg.

Deze toetsing gaat over het moment vóór de handtekening. Ik lees het voorstel zoals de leverancier het schreef, en zoals u het over twee jaar nodig heeft: welke aannames dragen de prijs, wat valt stilzwijgend buiten scope, welk werk komt bij u terecht, en wat gebeurt er als het uitloopt. Het resultaat is een lijst met punten die erin of eruit moeten voordat u tekent.

Wanneer een offerte laten toetsen loont

Niet elk voorstel vraagt om een tweede lezing. In deze situaties wel.

Er ligt één voorstel en niets om het mee te vergelijken, dus u kunt niet inschatten of scope en prijs bij elkaar passen.
Het is een vaste prijs, maar de scope waarop die rust past op een halve pagina.
Het voorstel is op nacalculatie en u wilt weten waar het bedrag kan oplopen.
De overeenkomst loopt jaren door en de licentie-, hosting- en indexeringsregels staan verspreid in de bijlagen.
U moet het voorstel voorleggen aan directie of commissarissen en wilt de zwakke plekken vooraf kennen.

Wat ik in het voorstel bekijk

Een offerte is een verhaal over de toekomst, geschreven door de partij die eraan verdient. Zeven punten, en per punt wat er staat en wat er niet staat.

Aannames en uitsluitingen. De prijs rust op veronderstellingen over uw data, systemen, mensen en beschikbaarheid. Ik zet ze uit het hele document op een rij en toets ze op realisme.
Wie wat doet. Welk werk het voorstel bij u neerlegt: testen, data opschonen, tijdig beslissen, mensen vrijmaken. Geen probleem, zolang het benoemd is en in uren staat.
De prijsvorm. Een vaste prijs verlegt het uitlooprisico naar de leverancier en u betaalt dat in de marge; nacalculatie houdt de prijs zuiver en laat het risico bij u. De vraag is of het voorstel de afspraken bevat die de gekozen vorm nodig heeft.
De raming. Hoe de uren zijn opgebouwd en welke posten verdacht rond zijn. Ik loop de posten na die het makkelijkst buiten een raming vallen: datamigratie, testen aan uw kant, opleiding en nazorg.
Wat er gebeurt bij vertraging. Welke opleverdata fatale termijnen zijn en welke streefdata, wie de kosten van uitloop draagt, en of een gemiste datum ergens toe leidt.
De kosten over vijf jaar, niet over jaar één. Licenties en gebruikersgroei, indexering, onderhoud, hosting, verplichte upgrades, en het meerwerk dat volgt uit wat nu buiten scope blijft.
Exit en dataportabiliteit. In welk formaat u uw data terugkrijgt, binnen welke termijn en tegen welke kosten, en wie de rechten heeft op maatwerk en documentatie.

Wat u krijgt

Een beknopt rapport en een gesprek. Geen dertig pagina's over een voorstel van twaalf, maar wat vóór ondertekening geregeld moet zijn, met de onderbouwing erbij.

Een schriftelijke beoordeling: wat er staat, wat ontbreekt, en welk risico daaraan hangt.
Vragen die u vóór ondertekening stelt, zo geformuleerd dat een vaag antwoord opvalt.
Tekstvoorstellen voor wat in de overeenkomst thuishoort, waaronder exit en dataportabiliteit.
Een doorrekening over vijf jaar, inclusief de posten die er later onvermijdelijk bij komen.
Een terugkoppeling van een uur waarin u doorvraagt, met u alleen of met uw MT erbij.

Wat het niet is

Geen vergelijking van leveranciers. Ik beoordeel het voorstel dat er ligt en beveel geen partij aan.
Geen juridisch advies. Ik lees op inhoud, volledigheid en risico; of een clausule juridisch houdbaar is, beoordeelt uw advocaat.
Geen onderhandeling namens u. Ik lever de vragen en de argumenten; het gesprek voert u zelf.
Geen second opinion op een lopend traject. Dit is de toets vóór de handtekening; draait het project al, dan is er minder speelruimte.
Geen afkeuring bij voorbaat. Klopt het voorstel, dan staat dat er ook, en tekent u met een gerust hart.

Veelgestelde vragen

Wat kost het om een offerte te laten toetsen?

Dit is naar zijn aard een korte opdracht: het voorstel en de bijlagen lezen, een gesprek met u, het rapport. De omvang hangt af van de dikte van het dossier en van de vraag of ik ook met uw mensen praat over wat mondeling is toegezegd. De vorm spreken we vooraf af: nacalculatie met een urenplafond, of een vaste prijs per resultaat. Uurtarief € 125 ex btw.

Vaste prijs of nacalculatie: wat kan ik beter afspreken?

Geen van beide is beter; ze verplaatsen iets anders. Een vaste prijs legt het uitlooprisico bij de leverancier, die daar een opslag voor rekent, en werkt alleen als de scope scherp genoeg is. Zo niet, dan koopt u geen zekerheid maar een meerwerkdiscussie op termijn. Nacalculatie houdt de prijs zuiver, mits er een plafond, een rapportageritme en een afbreekmoment in staan. De vraag is niet de vorm, maar of het voorstel de bijbehorende afspraken bevat.

Ik heb maar één offerte. Valt daar iets zinnigs over te zeggen?

Ja. Ook zonder vergelijkingsmateriaal is een voorstel te beoordelen: op interne consistentie, op de verhouding tussen wat wordt beloofd en wat is begroot, en op wat er in een voorstel van deze aard hoort te staan en hier ontbreekt. Twee voorstellen met dezelfde blinde vlek bevestigen elkaar alleen maar.

Kan ik het rapport met mijn leverancier delen?

Dat mag, en het hoeft niet. Ik schrijf het rapport zo dat u het kunt doorgeven: geen kwalificaties over de partij, wel vragen over het document. Het antwoord dat u terugkrijgt is op zichzelf informatie. Wie zijn eigen aannames helder kan uitleggen, verrast u later minder.

Wat is het verschil met een second opinion?

Het moment, en daarmee uw positie. Deze toetsing gaat over een voorstel dat nog niet is getekend: alles is nog te veranderen, want u heeft nog niets weggegeven. Een second opinion gaat over een traject dat al draait, waar geld is uitgegeven en de vraag niet meer is of u begint. Vóór de handtekening is uw positie het sterkst en een correctie het goedkoopst.

Meer binnen deze dienst

Ligt er een voorstel dat u wilt laten toetsen?

Een kort kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Schets wat er ligt en wanneer u wilt beslissen; ik zeg eerlijk of een toetsing u verder helpt.

Plan een kennismaking Stuur een bericht