Programma- en projectondersteuning

Interim projectmanager ICT: tijdelijk de leiding over uw project of programma

Uw projectmanager is vertrokken, ziek geworden of nooit echt aangesteld. Het traject loopt intussen door: leveranciers wachten op antwoord, de opleverdatum beweegt niet mee, de stuurgroep vergadert volgende maand weer. U heeft nu iemand nodig, niet over drie maanden als de werving rond is.

Interim project- en programmamanagement is geen stoel bezetten. Het is de sturing overnemen op een traject dat doorloopt: vaststellen wat er werkelijk af is, besluiten terugleggen waar ze horen, en het zo achterlaten dat uw eigen mensen het oppakken. Een interim die niet weg kan, is mislukt.

Wanneer een interim, en wanneer een vaste aanstelling

Het verschil zit niet in de persoon, maar in de vorm van het werk.

Uw projectmanager valt weg door vertrek of ziekte en het traject kan geen maanden wachten tot de werving rond is.
Er is een project gestart zonder dat iemand er formeel de leiding over heeft. Het draait op goede wil en op de agenda van uw leverancier.
Het werk is naar zijn aard tijdelijk: één programma, één migratie, één jaar. Daar hoort geen vaste functie bij.
Het loopt vast tussen twee afdelingen, of tussen u en een leverancier, en niemand binnen de organisatie kan die knoop doorhakken zonder zelf partij te zijn.
Uw eigen kandidaat groeit naar de rol toe, maar heeft nog een jaar nodig. Straks moet die persoon het overnemen, niet opruimen.

Wat de rol omvat

Een interim-opdracht begint niet met een plan van aanpak, maar met vaststellen wat er staat. Sturen komt daarna.

De eerste twee weken: dossier lezen, betrokkenen spreken, en vaststellen wat er af is in plaats van wat er gerapporteerd is. Dat levert een herijkte planning op en een risicolijst waar niets uit is weggelaten.
Het mandaat vastleggen: welke besluiten ik zelf neem, welke naar de stuurgroep gaan, en tot welk bedrag ik meerwerk mag accorderen.
Sturing op de inhoud: de scope bewaken, afhankelijkheden zichtbaar maken, meerwerk toetsen op noodzaak voordat het een factuur wordt.
Leveranciersregie: afspraken terugbrengen tot wat er in het contract staat, en acceptatiecriteria vooraf vastleggen in plaats van erover te discussiëren bij oplevering.
Een vast ritme: een kort wekelijks overleg met het team, en per cyclus een stuurgroepstuk dat in tien minuten te lezen is. Betrokkenen spreek ik vóórdat een besluit op de agenda komt.
De overdracht, vanaf dag één: wie neemt dit over, wat moet die persoon weten, en wat moet daarvoor vastliggen.

Wat u overhoudt

Geen map met documenten, maar een traject dat verder kan zonder mij. Wat vast moet liggen leg ik vast, de rest niet.

Een herijkte planning en scope die ergens op rusten: wat er af is, wat er nog moet, welke aannames eronder liggen.
Een bijgehouden besluitenlijst en risicolog, en stuurgroepstukken in een vaste vorm, zodat de rapportage na mijn vertrek doorloopt zoals ze liep.
Waar afspraken met leveranciers rammelen: schriftelijk vastgelegd wat er nu geldt en wie waarvoor tekent.
Een overdrachtsdossier en een ingewerkte opvolger die de rol overneemt in plaats van hem opnieuw uit te vinden.

Wat het niet is

Geen tijdelijke lijnfunctie. Ik stuur een project of programma; de verantwoordelijkheid voor uw afdeling blijft bij u.
Geen stoel vullen. Zonder mandaat is de rol een postbus: alles gaat alsnog langs iemand anders en de vertraging wordt groter. Dat zeg ik liever vooraf dan in maand drie.
Geen reorganisatie langs de achterdeur. Ik breng structuur aan op het traject, niet in uw organogram.
Geen bemensing van een hele projectorganisatie. Dit is één persoon in één rol.
Geen blijvende afhankelijkheid. Een interim die na een jaar onmisbaar is geworden, heeft de opdracht niet afgemaakt.

Veelgestelde vragen

Wanneer is een interim beter dan iemand vast aannemen?

Bij tijdelijk werk en bij haast. Een programma of een migratie heeft een kop en een staart; daar hoort geen vaste functie bij die u daarna moet zien te vullen. En werving duurt maanden waarin het traject gewoon doorloopt. Is de behoefte wél structureel, dan is de eerlijke inzet: de rol tijdelijk draaien en ondertussen uw eigen kandidaat inwerken.

Welke bevoegdheid heeft de rol nodig om te werken?

Drie dingen, vooraf afgesproken: planning en scope bijstellen binnen afgesproken grenzen, namens u afspraken maken met leveranciers, en meerwerk accorderen tot een afgesproken bedrag. Ontbreken die, dan blijven besluiten liggen en verandert er niets aan de oorzaak van de vertraging. Wordt het mandaat gaandeweg ingetrokken, dan benoem ik dat in de stuurgroep; komt het niet terug, dan is doorgaan niet in uw belang en zeg ik dat ook.

Hoeveel dagen per week, en hoe lang loopt zo'n opdracht?

Voor het sturen van een lopend traject reken ik op twee tot vier dagen per week; daaronder ligt de besluitvorming de halve week stil. De doorlooptijd hangt aan het traject: tot een oplevermoment, tot een fase af is, of tot uw opvolger het overneemt. De vorm is nacalculatie met een afgesproken dagritme, of een vaste prijs per afgebakend resultaat. Wat het bedrag beweegt: omvang, aantal leveranciers, dagen per week en reisafstand. Een tarief noem ik in het eerste gesprek.

Werkt u volgens PRINCE2, agile of onze eigen methodiek?

Ik sluit aan bij wat er staat. Draait het op sprints en een backlog, dan stuur ik daarop; is er een stuurgroep met fasedocumenten, dan lever ik die. Een traject halverwege omgooien kost meer dan het oplevert. Twee dingen doe ik altijd: vastleggen wie welk besluit neemt, en meten op wat werkelijk af is in plaats van op een ingeschat percentage.

Hoe weet ik dat u ook weer weggaat?

Doordat de exit vanaf het begin in de opdracht zit. In het voorstel staat wat het eindpunt is en wie het overneemt; bestaat die persoon nog niet, dan is het zoeken en inwerken onderdeel van het werk. In de laatste weken draai ik mee terwijl uw opvolger stuurt, niet andersom. Zo blijkt of de overdracht werkelijk standhoudt.

Meer binnen deze dienst

Een project zonder iemand aan het roer?

Een kort kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Schets wat er speelt en wanneer het moet beginnen; ik zeg eerlijk of interim-sturing u verder helpt, of dat u met iets anders beter af bent.

Plan een kennismaking Stuur een bericht