Programma- en projectondersteuning

Risicoanalyse en stakeholderanalyse voor een ICT-project

Er ligt een risicolog. Ingevuld bij de kick-off, vast punt op de stuurgroepagenda, in twee minuten doorgebladerd. Ondertussen weet iedereen in de wandelgangen waar dit project op stuk gaat lopen, en die zorg staat er niet in. Met de afdeling die straks anders moet werken, heeft nog niemand gesproken.

Risicoanalyse en stakeholderanalyse zijn twee helften van dezelfde vraag: wat kan dit project laten mislukken, en wie beslist daarover mee. Ik maak beide expliciet en klein genoeg om te gebruiken. Een korte lijst risico's die er werkelijk toe doen, elk met een eigenaar en een afgesproken moment waarop het opnieuw wordt bekeken. Daarnaast een beeld van wie het project moet steunen, wie het kan tegenhouden, en wat elk van hen moet horen.

Wanneer dit u verder helpt

Niet elk project heeft een uitgewerkte risicoanalyse nodig. Deze situaties wel.

Het project start binnenkort en u wilt niet dat de eerste tegenvaller ook het eerste moment van nadenken is.
Er ligt een risicolog, maar er is sinds de kick-off niets in veranderd.
De stuurgroep vraagt om de risico's en krijgt een lijst met zorgen terug: zonder eigenaar, zonder inschatting, zonder besluit.
Een besluit blijft doorschuiven omdat er steeds iemand aanschuift die eerder niet in beeld was.
Een afdeling die straks anders moet werken, hoort pas van het project als het bijna live gaat.
U moet een go of no-go onderbouwen en wilt weten welk risico onder de streep blijft staan.

Wat het werk omvat

Klein en bruikbaar. Liever tien risico's die de stuurgroep werkelijk kent dan tachtig die niemand leest.

Het onderscheid tussen risico en issue. Een risico kan nog gebeuren en is te beïnvloeden; een issue is er al en vraagt om capaciteit. Op één lijst verdringen de issues de risico's, want wat al brandt, schreeuwt harder dan wat nog vlam kan vatten.
Kans en impact inschatten zonder schijnprecisie: geen scores achter de komma, wel wat dit kost aan tijd, geld of geloofwaardigheid.
Een eigenaar per risico. Een risico zonder eigenaar is een wens. Eigenaar wordt wie het mandaat heeft om de maatregel te nemen, niet wie het punt heeft gemeld.
Maatregelen die een besluit inhouden: vermijden, verkleinen, overdragen of bewust accepteren. Accepteren is een geldige keuze, mits er een naam en een datum onder staan.
Het ritme waarin de risicolog leeft: wanneer hij wordt herzien, door wie, en wat er gebeurt op de dag dat een risico werkelijkheid wordt. Een log die stilstaat, is schadelijker dan geen log, want hij suggereert dat erover is nagedacht.
De stakeholderkant: wie het project moet steunen, wie capaciteit levert, wie het kan stilzetten zonder daar formeel toe bevoegd te zijn, en wat elk van hen moet horen. Een maatregel werkt pas als iemand met een eigen agenda hem wil dragen.

Wat u krijgt

Werkdocumenten, geen rapport. In een vorm die uw eigen mensen kunnen blijven bijhouden.

Een risicolog van enkele pagina's: per risico een omschrijving in gewone taal, de inschatting, de maatregel, de eigenaar en de datum van de volgende herziening.
Een stakeholderbeeld: wie ertoe doet, met welk belang en welke invloed, en wie welk gesprek voert.
Een korte notitie voor de stuurgroep: welke risico's om een besluit vragen en welke alleen bewaakt hoeven te worden.
Een werkafspraak over het onderhoud: wie de risicolog bijhoudt nadat ik weg ben, en wanneer hij op de agenda staat.

Wat het niet is

Geen invoering van een methodiek of tool. Wat u krijgt past in wat u al gebruikt.
Geen audit en geen toetsing tegen een norm. Er komt geen verklaring uit, wel een onderbouwd beeld.
Geen informatiebeveiligingsanalyse of DPIA. Dit gaat over projectrisico's, niet over uw gegevensverwerking.
Geen inventarisatie van alles wat mis kan gaan. Tachtig regels is een manier om niets te prioriteren.
Geen vervanging van uw eigen oordeel. Ik breng in kaart en adviseer; welk risico u accepteert, blijft een keuze van de organisatie.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een risico en een issue?

Een risico heeft zich nog niet voorgedaan en is met een maatregel te beïnvloeden. Een issue speelt nu en vraagt om mensen die het oplossen. Op een risico stuurt u met een besluit vooraf, op een issue met werk vandaag. Op één lijst wint het issue.

Er ligt al een risicolog. Wat voegt dit toe?

De winst zit niet in meer regels, maar in minder. Eruit gaat wat geen risico is: aannames, wensen en zaken die allang een issue zijn geworden. Erbij komen eigenaren en per regel het besluit dat eronder ligt. Plus de stakeholderkant, die een risicolog niet dekt.

Moeten er scores en een risicomatrix aan te pas komen?

Een grove schaal helpt om te sorteren, meer niet. Kans maal impact tot twee decimalen levert een getal dat nauwkeuriger oogt dan de inschatting eronder, en zo'n getal gaat in de rapportage een eigen leven leiden. Ik werk met bandbreedtes en noteer waarop de inschatting rust.

Wat als niemand eigenaar wil zijn van een risico?

Dan is dat zelf de bevinding. Een risico dat niemand wil dragen, valt tussen afdelingen in, of raakt een besluit boven projectniveau. In beide gevallen hoort het op de stuurgroeptafel, niet onderin een log. De projectmanager bewaakt de risicolog; eigenaar is wie de maatregel kan nemen.

Is een stakeholderanalyse niet iets voor grote programma's?

De omvang bepaalt de vorm, niet de noodzaak. Bij een klein project past het op één A4 en kost het een middag. Het zijn dezelfde vier vragen: wie heeft belang, wie heeft invloed, wie levert de mensen, en wie kan het stilzetten.

Wat kost het en hoe lang duurt het?

Een korte opdracht van enkele dagen: documenten lezen, een reeks gesprekken, en een sessie waarin de risicolog en het stakeholderbeeld met de betrokkenen worden aangescherpt. De omvang hangt af van de grootte van het project en het aantal partijen dat erin zit. De vorm spreken we vooraf af: nacalculatie met een maximum, of een vaste prijs per resultaat. Uurtarief € 125 ex btw.

Meer binnen deze dienst

Weten waar dit project op stuk kan lopen?

Een kort kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Schets wat er speelt; ik zeg eerlijk of dit werk u verder helpt of dat u met iets anders beter af bent.

Plan een kennismaking Stuur een bericht