Programma- en projectondersteuning

Recovery van een vastgelopen ICT-project

De planning klopt al een tijd niet meer. De laatste stuurgroep leverde vooral nieuwe actiepunten op, niemand kan precies zeggen wat er nu af is, en de leverancier antwoordt voorzichtiger dan een half jaar geleden. Uw mensen werken hard en toch schuift er weinig op. De vraag op tafel is niet meer wie dit heeft laten gebeuren, maar hoe u hieruit komt.

Recovery betekent dat iemand het stuur overneemt tot het traject weer op eigen kracht verder kan. Niet om te oordelen over wat er is misgegaan, wel om het weer bestuurbaar te maken. De volgorde is daarbij belangrijker dan de snelheid: eerst stabiliseren, dan pas opnieuw plannen.

Wanneer een traject recovery nodig heeft

Uitloop op zich is geen reden om iemand van buiten het stuur te geven. Deze situaties wel.

De planning is meer dan eens herzien en niemand gelooft de laatste versie nog, ook degene die hem opstelde niet.
Er wordt hard gewerkt, maar de lijst met openstaande punten wordt niet korter.
De projectleider is vertrokken, uitgevallen, of zit klem tussen uw organisatie en de leverancier.
Het overleg met de leverancier gaat inmiddels over schuld, contract en meerwerk, en nauwelijks nog over het werk zelf.
Er ligt al een analyse of second opinion; de conclusies zijn helder, maar niemand pakt ze op.
Er komt een harde datum aan (een aflopend contract, een verplichting, een systeem dat uit de lucht gaat) en er is geen plan dat die datum geloofwaardig haalt.

Wat het werk omvat

Herstel gaat in twee bewegingen. Een nieuwe planning maken terwijl het project nog onrustig is, levert alleen een nieuwe datum op die ook niet wordt gehaald. Dus eerst rust, dan richting.

Bevriezen wat kan wachten. In de eerste dagen gaat nieuwe scope op slot, samen met openstaande wijzigingsverzoeken en alles wat niet bijdraagt aan de eerstvolgende werkende oplevering. Bevriezen is geen afstel, het is ruimte maken.
Vaststellen wat er werkelijk staat: wat is gebouwd, getest, opgeleverd en overdraagbaar. Zolang dat niet vaststaat, is elke nieuwe planning een gok.
Besluitvorming weer op gang brengen. Wie beslist wat, binnen welke termijn, en welke besluiten liggen al weken te wachten op iemand die ze niet mag nemen.
Het gesprek met de leverancier terugbrengen naar het werk. Een leverancier die zich moet verdedigen levert langzamer. Ik herstel eerst de werkrelatie: wat is er afgesproken, wat is er feitelijk gebeurd, en wat is er nodig om beide kanten weer te laten leveren. De juridische route blijft open, maar kost tijd die een vastgelopen project niet heeft.
Opnieuw plannen, en klein beginnen. Eén oplevering die aantoonbaar werkt, met een datum die ik zelf verdedig, in plaats van een totaalplanning die niemand gelooft.
Sturing die licht genoeg is om vol te houden: rapportage die meet wat af is, een risicolog die wordt bijgehouden, en een stuurgroep die besluit in plaats van alleen aanhoort.
De eerlijke afweging of doorgaan nog verstandig is. Herstel kan ook betekenen: behouden wat bruikbaar is en de rest verantwoord afronden.

Wat u overhoudt

Recovery is pas geslaagd als het traject zonder mij verder kan. Wat u overhoudt is dus geen afhankelijkheid, maar een project dat weer bestuurbaar is en de stukken waarmee uw eigen mensen het zo houden.

Een vastgesteld beeld van de werkelijke stand: wat af is, wat niet, en wat daar nog aan vastzit.
Een herziene planning en scope waar uw organisatie en de leverancier allebei hun naam onder durven te zetten.
Een werkend sturingsritme: één rapportage, één risicolog, één besluitenlijst, bewust licht gehouden.
Herstelde werkafspraken met de leverancier, of, als dat niet lukt, een onderbouwd voorstel voor het alternatief.
Een overdracht aan degene die het overneemt, inclusief wat er nog open staat en waarom.

Wat het niet is

Geen schuldonderzoek. Ik stel vast wat er is gebeurd voor zover dat nodig is om verder te kunnen, en niet verder.
Geen second opinion. Die levert een oordeel en laat het besluit bij u; recovery betekent dat ik het stuur overneem. Weet u nog niet of het project te redden is, begin dan met de second opinion: korter en goedkoper, en de uitkomst kan zijn dat overnemen niet nodig is.
Geen dossieropbouw voor een juridisch traject. Ligt de zaak eenmaal bij advocaten, dan bent u voorbij het punt waar deze dienst nog helpt.
Geen reorganisatie. Ik verbouw uw organisatie niet en beoordeel geen mensen. Ik werk met het team dat er zit.
Geen garantie dat het project doorgaat. Is de eerlijke uitkomst dat stoppen verstandiger is, dan staat dat in mijn advies.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met een second opinion?

Een second opinion geeft u een oordeel: wat er aan de hand is, welke opties u heeft en wat die kosten. Wat u daarmee doet, bepaalt u zelf. Recovery betekent dat ik het stuur overneem en aanspreekbaar ben op de voortgang. De second opinion is de goedkopere eerste stap als u nog niet weet of het traject te redden is. Recovery is de stap daarna: het probleem is dan niet meer dat niemand weet wat er mis is, maar dat niemand het oppakt.

Moet de huidige projectleider het veld ruimen?

Niet noodzakelijk. Vervangen is een middel, geen diagnose. Scope die is opgerekt zonder besluit, besluitvorming die stilstaat en een projectleider zonder mandaat verdwijnen niet doordat er een andere naam op die plek komt. Ik kan het stuur tijdelijk overnemen, maar ook naast de zittende projectleider gaan staan en het mandaat organiseren dat ontbreekt. Welke vorm past, bepalen we in het eerste gesprek.

Hoe lang duurt het voordat het weer stabiel is?

Stabiliseren is opzettelijk kort: bevriezen, meten en besluiten, niet bouwen. Enkele dagen tot een paar weken, afhankelijk van de omvang van het traject en van hoe snel de betrokkenen beschikbaar zijn. Pas daarna volgt de herziene planning. Andersom beginnen, eerst een nieuwe datum en dan kijken of die haalbaar is, levert opnieuw een planning op die niemand gelooft.

Wat als de leverancier niet meewerkt?

Dan is dat op zichzelf een uitkomst, en een die u snel wilt weten. Ik begin bij de werkbare route: de feiten naast elkaar, afspraken opnieuw vaststellen, en een korte eerste oplevering waaraan beide partijen zich willen verbinden. Zit daar geen beweging in, dan leg ik vast wat er is geprobeerd en wat het opleverde. Dat is de onderbouwing die u nodig heeft voor een zwaarder gesprek, met of zonder jurist. Ik voer die onderhandeling niet en treed niet op als partijdeskundige.

In welke vorm werkt u, en wat bepaalt de prijs?

Drie vormen. Een korte stabilisatie van enkele dagen, waarna u beslist of er een vervolg komt. Interim projectleiding op nacalculatie, met een afgesproken maximum aan uren en een afgesproken einddatum, zodat nacalculatie geen open eind is. Of een vaste prijs per resultaat, zodra de eerste oplevering scherp is afgebakend. Wat het bedrag beweegt: de omvang van het traject, het aantal betrokken partijen, de staat van de documentatie, en of ik alleen stuur of ook in de techniek meewerk. Een tarief noem ik in het eerste gesprek.

En als de conclusie is dat we beter kunnen stoppen?

Dan zeg ik dat, zo vroeg mogelijk en met de onderbouwing erbij. Stoppen voelt als verlies. Maar de rekening van doorgaan met een project dat niet meer gaat werken loopt door, en die van stoppen niet. Ik schrijf er dan bij wat er te behouden valt (data, koppelingen, kennis, delen van de oplevering) en wat een verantwoorde afronding vraagt richting uw leverancier en uw eigen mensen. Dat is zelf ook werk, en ik laat u daar niet alleen mee.

Meer binnen deze dienst

Loopt uw project vast?

Een kort kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Schets wat er speelt; ik zeg eerlijk of overnemen helpt, of dat u met een second opinion beter af bent.

Plan een kennismaking Stuur een bericht