CustomerGate 365: installatiegids

Voordat u begint

• Business Central online, versie 28.0 of hoger.
• Een website die de webservices van CustomerGate 365 gebruikt, gebouwd door Van Oosten Software of door een andere ontwikkelaar. De naslag voor webservices beschrijft wat die website moet aanroepen.
• Twee Microsoft Entra-app-registraties, één voor de website en één voor de synchronisatie van de catalogus. De volgende stap gaat daarover.
• Een e-mailaccount in Business Central om e-mail mee te versturen, maar geen SMTP-account met een wachtwoord.
• Een gebruiker met de machtigingenset SUPER, voor de installatie en voor Machtigingen herstellen.
• Iemand die het artikelbestand kent. Welke artikelen op de website horen, wordt in Business Central beslist, en dat is geen technische keuze.
• Optioneel: iFacto Steel 365 en DXSteel Doc Archive. Gebruikt de klant die, installeer ze dan eerst, in een bedrijf met gegevens: de app kijkt bij het installeren of ze er staan.
• Optioneel: gebruikt de website webhooks, dan moet deze omgeving uitgaande HTTP-aanroepen van de app toestaan. Dat is verderop een aparte stap.

De twee toepassingen registreren in Microsoft Entra

De website meldt zich bij Business Central aan als twee toepassingen, elk met een eigen client-id en geheim, via de OAuth 2.0-stroom voor clientreferenties. Registreer ze in het Microsoft Entra-beheercentrum, onder App-registraties:

1. Maak een app-registratie voor de website (aanvragen en het klantenportaal) en een tweede voor de synchronisatie van de catalogus.
2. Geef elke registratie de toepassingsmachtiging API.ReadWrite.All van Dynamics 365 Business Central, en verleen daar beheerderstoestemming voor.
3. Maak per registratie een clientgeheim, of een certificaat, en geef dat aan de ontwikkelaar van de website. Het geheim blijft bij de website; het komt niet in Business Central.
4. Noteer van beide registraties de toepassings-id (client). Die vult u in op CustomerGate-instellingen; Machtigingen herstellen registreert de toepassingen zelf in Business Central.

De app installeren

Installeer CustomerGate 365 vanaf AppSource als gebruiker met de machtigingenset SUPER: in Business Central via Extensiebeheer en de marketplace daar, of vanaf de vermelding van CustomerGate 365 op Microsoft Marketplace. Zonder SUPER wordt de app wel geïnstalleerd, maar kan hij zijn tenant-machtigingensets niet schrijven. Bij de installatie maakt hij per bedrijf aan:

• de nummerreeksen WEBREQ (vanaf WEB000001) en WEBACCOUNT (vanaf ACC000001), en het instellingenrecord met zijn standaardwaarden;
• vier taakwachtrijposten, alle vier met de status Afwachten: de mailtaak elke vijf minuten, de opruimtaak dagelijks om 02:00, de webhookbezorgtaak elke vijf minuten en de herberekening van de webcatalogus dagelijks om 03:00;
• de webservices die de website aanroept;
• een eerste berekening van de webcatalogus, zodat de catalogusservices vanaf de eerste synchronisatie filteren;
• de standaard archiefrubrieken, waar DXSteel Doc Archive geïnstalleerd is;
• de tenant-machtigingensets, als een SUPER-gebruiker de app installeert.

De licentiesleutel invoeren

Een productieomgeving heeft een licentiesleutel nodig; een sandbox niet. Vanaf de installatie loopt een proefperiode van dertig dagen waarin alles werkt, dus u hoeft er niet op te wachten. Open CustomerGate-licentie, kies Licentiesleutel aanvragen en stuur de Tenant-id en de Omgevingsnaam naar Van Oosten Software. Plak de sleutel die u terugkrijgt in het veld Licentiesleutel.

Zonder geldige sleutel stoppen na de proefperiode alleen de webservices; Business Central zelf blijft werken. Een sleutel voor Requests of Portal dekt één bedrijf: voer hem in bij het bedrijf waarop de website draait. Zie de hulp bij CustomerGate-licentie.

De begeleide instelling doorlopen

Open Begeleide instelling en kies CustomerGate 365 inrichten. De gids vraagt in deze volgorde om de twee client-id's, het beleid voor de webcatalogus, de mailinstellingen en het portaaladres, en zet met Machtigingen nu herstellen ook meteen de machtigingen goed als u Voltooien kiest. Alles wat de gids vraagt, staat ook op CustomerGate-instellingen, waar u het later kunt wijzigen.

De machtigingen herstellen

Controleer op CustomerGate-instellingen de velden Client-id website en Client-id synchronisatie en kies Machtigingen herstellen. Daarvoor is SUPER nodig. De app registreert beide toepassingen zo nodig in Business Central, maakt zijn tenant-machtigingensets aan en wijst voor alle bedrijven toe:

De websitetoepassing

VOA WEB API, VOA WEB PORTAL, VOA WEB BASELINE, VOA WEB CONTRACT, VOA CG EXECUTE en VOA CG MAIL; plus VOA CG S365 ARCHIVE met het documentarchief van Steel 365, VOA CG DOCUMENTS met Portaaldocumenten uit rapporten, en CDC BASIC van Continia waar Continia Document Capture geïnstalleerd is.

De synchronisatietoepassing

VOA WEB SYNC; plus VOA CG S365 SYNC met Steel 365.

Daarna moeten de regels onder Machtigingen en de regel Basismachtigingen website allemaal in orde zijn. Business Central past gewijzigde rechten na een paar minuten toe. Geef de toepassingen van de website nooit D365 BASIC: daarmee zouden ze klanten, contactpersonen, verkoopdocumenten en marges kunnen lezen, en juist die houdt de app bewust buiten hun bereik.

Uw eigen mensen toegang geven

De binnendienst

VOA Web Inside Sales, in Business Central zichtbaar als CustomerGate - binnendienst: het dagelijkse werk met aanvragen, accountaanvragen, portaalgebruikers, akkoorden en de mailronde.

Beheerders

VOA Web Admin, in Business Central zichtbaar als CustomerGate - beheer: daarnaast ook de instellingen, het opruimen, de webcatalogus en de webhookabonnementen. Voor Machtigingen herstellen zelf is bovendien SUPER nodig.

De taakwachtrijgebruiker

De gebruiker waaronder de taakwachtrij draait, heeft VOA Web Inside Sales nodig en de gebruikelijke rechten om e-mail te versturen.

Wie artikelen onderhoudt

Niets extra's. De beslissing over de webcatalogus wordt bijgewerkt zodra een artikel verandert, ook als die wijziging komt van een inkoper die geen enkele CustomerGate-machtigingenset heeft.

E-mail inrichten

1. Voeg in Business Central een e-mailaccount toe (E-mailaccounts) en maak er het standaardaccount van. Gebruik geen SMTP met een wachtwoord: Exchange Online zet vanaf eind december 2026 standaard de basisverificatie voor SMTP uit.
2. Wilt u vanaf een ander adres versturen, koppel dan een account aan de scenario's van CustomerGate. Er is geen terugval op een ingebouwd account. Zonder standaardaccount versturen alleen de scenario's waaraan u een account hebt gekoppeld; zonder enig account gaat er helemaal niets uit.
3. Vul op CustomerGate-instellingen E-mail voor meldingen en Taal binnendienst in, en controleer of Antwoordtermijn (werkdagen) klopt met wat uw website belooft.
4. Vul Portaaladres in zodra het portaal live is. Tot die tijd zegt de e-mail over een goedgekeurde accountaanvraag dat het portaal binnenkort opengaat.

De vijf scenario's, onder Scenario's bij het e-mailaccount:

• CustomerGate - bevestiging aan de aanvrager
• CustomerGate - melding aan de binnendienst
• CustomerGate - bericht aan de aanvrager van een account
• CustomerGate - melding accountaanvraag aan de binnendienst
• CustomerGate - aanmeldcode voor het klantenportaal

De vier taakwachtrijposten aanzetten

Alle vier staan ze na de installatie op Afwachten, en dat is met opzet: het uploaden van een app hoort geen e-mail te versturen, niets te wissen, geen adres buiten Business Central aan te roepen en niet aan de catalogus van een website te komen. Kloppen het e-mailaccount, het adres voor meldingen en de bewaartermijn, kies dan Beide taken aanzetten op CustomerGate-instellingen. Die knop gaat alleen over de mailtaak en de opruimtaak, en weigert zolang Opruimen uitgeschakeld aanstaat of zolang er geen e-mailaccount is dat kan versturen. De andere twee zet u zelf op Gereed.

De mailtaak

Verstuurt bevestigingen en meldingen, elke vijf minuten. Met Openstaande e-mails nu versturen start u handmatig een ronde.

De opruimtaak

Wist persoonsgegevens na de bewaartermijn, dagelijks om 02:00. Met Persoonsgegevens nu opruimen start u handmatig een ronde.

De webhookbezorgtaak

Bezorgt de klaargezette webhooks, elke vijf minuten. Zolang er geen abonnement aanstaat, doet hij helemaal niets, dus hem op Afwachten laten staan kost niets. Zet hem op Gereed zodra het eerste abonnement aangaat, anders loopt de wachtrij ongemerkt vol. Open hem met Webhookbezorgtaak op de instellingenpagina.

De catalogustaak

Herberekent de hele webcatalogus, dagelijks om 03:00, en ruimt verwijderingen ouder dan 180 dagen op. Hij is een vangnet en niet de motor: de beslissing wordt al bijgewerkt zodra een artikel, een artikelcategorie of een regel verandert. Zet hem toch op Gereed, met Catalogustaak op de instellingenpagina; hij vangt op wat een gebeurtenis niet ziet, zoals een import die triggers overslaat of een bedrijf dat uit een back-up is teruggezet.

Een update van de app overschrijft deze posten nooit als ze er eenmaal staan, dus een schema dat u zelf hebt aangepast, blijft staan. De gebruiker waaronder de taakwachtrij draait, heeft VOA Web Inside Sales nodig en de gebruikelijke rechten om e-mail te versturen.

Bepalen wat er op de website komt

Welke artikelen de website ziet, wordt in Business Central beslist en niet op de website. Doe dit voordat de site live gaat: interne artikelen, schrootcodes, machine-uren en alles wat ooit voor één werk is ingekocht, horen daar niet op.

1. Kies het beleid op CustomerGate-instellingen, in de groep Webcatalogus. Staat Alleen gemerkte artikelen publiceren uit, dan hoort elk artikel in de catalogus behalve wat is uitgesloten. Staat die schakelaar aan, dan begint u met een lege catalogus die volloopt naarmate u artikelen publiceert. Voor een nieuwe website is 'aan' de veiligste keuze: niets is openbaar zolang niemand dat heeft besloten.
2. Leg de vaste uitsluitingen vast op Webpublicatieregels, in volgorde. Gebruikelijke eerste regels: artikelnummers die met INT beginnen, de categorieën voor schroot en uren, en artikelen zonder omschrijving. De eerste regel die op een artikel past, beslist; bij het sluiten van de pagina wordt de hele catalogus herberekend.
3. Loop Artikelen op de website één keer door, met de weergave Uitgesloten door een regel of categorie. Alles wat daar staat, valt buiten de catalogus zonder dat iemand dat op het artikel heeft aangegeven; precies daar ziet u een regel die te veel meeneemt. Publiceren op website en Uitsluiten van website werken ook op een selectie, hier en op de gewone artikellijst.
4. Zet op het tabblad Web van de artikelkaart Niet online bestelbaar aan voor artikelen die wel in de catalogus horen maar geen bestelknop krijgen. Ze staan er dan met prijs op aanvraag. Aan de balie kan nog steeds alles worden verkocht wat het bedrijf verkoopt.
5. Controleer de regel Catalogusbeslissing. Zegt die dat de catalogus in dit bedrijf nog nooit berekend is, kies dan Webcatalogus herberekenen. Zolang die regel rood is, weigeren de catalogusservices te leveren, met de foutmarkering [VOA-CatalogNotComputed], in plaats van een ongefilterde catalogus door te geven.

Elke beslissing staat met een reden op het artikel, in woorden, zodat "het staat niet op de website" nooit het hele antwoord is. Foto's gaan mee zoals ze op de artikelkaart staan; er wordt niets verkleind. Een foto boven Maximale fotogrootte (MB), standaard 10, wordt gemeld en overgeslagen in plaats van doorgegeven, zodat één te grote foto niet een hele ronde laat mislukken. Wat de catalogus verlaat, komt op Verwijderingen webcatalogus, zodat een website die synchroniseert het ook van de site haalt.

De overige instellingen op de kaart

CustomerGate-instellingen is per onderwerp ingedeeld. Wat in de stappen hierboven niet aan bod kwam, staat hier, in de volgorde van de kaart.

Binnendienst

Reden van afwijzing verplicht dwingt een keuze uit de lijst Redenen van afwijzing af; standaard staat hij uit, want een reden die verplicht is, wordt binnen een maand "n.v.t.". Termijn dubbele aanvragen (uren) staat op 24 en Max. aanvragen per afzender op 10: binnen die termijn markeert de controle een tweede aanvraag van hetzelfde adres als dubbel en signaleert ze een afzender die veel aanvragen stuurt. Nul zet allebei uit. Standaard klantensjabloon bepaalt welk sjabloon Klant maken voorstelt.

Demostand

Zet Demostand aan in een demo-, oefen- of testbedrijf. Elk bericht gaat dan naar het adres in Demo-ontvanger, met [DEMO] voor het onderwerp en in de eerste regel het adres waar het heen zou zijn gegaan. Zonder demo-ontvanger gaat er helemaal niets uit; dat is met opzet, want naar de echte klant sturen is precies wat deze schakelaar moet voorkomen. Aanzetten en uitzetten vragen allebei om bevestiging, en de tweede vraag telt het zwaarst.

Klantenportaal

Naast het portaaladres en de sessie-instellingen staan hier Portaalberichten ingeschakeld en Maximum aantal uitnodigingen per dag. De eerste is de hoofdschakelaar van het bedrijf voor berichten aan portaalgebruikers en staat uit na een nieuwe installatie en na elke update, zodat een omgeving die wordt bijgewerkt of gekopieerd niet gaat mailen op grond van keuzes die niemand zich meer herinnert. Aanzetten is niet genoeg: elke portaalgebruiker kiest daarnaast zelf waarover hij bericht wil, en alleen hij kan dat. De tweede staat op 5 en begrenst hoeveel collega's één Inkoper per dag mag uitnodigen; nul zet uitnodigen uit.

Webcatalogus

Alleen gemerkte artikelen publiceren, Catalogusbeslissing, Artikelen op de website, Maximale fotogrootte (MB) en Status catalogustaak. Zie de stap hierboven.

Bijlagen

Bijlagen ingeschakeld zet uploaden aan of uit; bestanden die er al zijn, blijven staan. Toegestane soorten bijlagen bevat de toegestane extensies, standaard pdf, png, jpg, jpeg, dxf, dwg, step, stp, xlsx en csv. Maximale grootte bijlage (KB) staat op 10240, Maximum aantal bijlagen per aanvraag op 10, en Bijlagen kopiëren naar verkoopdocument laat de bestanden bij het omzetten meegaan. Daarnaast staat er in de code een weigerlijst, onder meer exe, js, bat, html en svg, die geen instelling kan opheffen: zet u er toch een in de lijst met toegestane soorten, dan waarschuwt de kaart. Sinds 1.0.44 leest de website deze waarden via voaPing, zodat ze niet in de website hoeven te worden overgenomen.

Webhooks

Uitgaande HTTP-aanroepen en Webhookbezorgtaak zijn statusregels, geen instellingen. Webhookmislukkingen voor uitschakelen staat op 20 en Bewaartermijn webhooklogboek (dagen) op 30. De abonnementen zelf staan op een eigen lijst; zie de stap hieronder.

Bewaartermijn en de kopieën van verzonden e-mail

Zet Bewaartermijn (dagen) op CustomerGate-instellingen op wat de privacyverklaring van uw website belooft; standaard is dat 365 dagen. Business Central bewaart daarnaast elk verzonden bericht, ook aanmeldcodes, in Verzonden e-mail (Sent Email), en daar komt de opruiming niet bij. Stel op de pagina Bewaarbeleid (Retention Policies) een bewaarbeleid in voor Verzonden e-mail, gelijk aan de bewaartermijn van CustomerGate; zeven dagen is daar het minimum.

Webhooks, alleen als de website ze gebruikt

Met webhooks roept Business Central uw website zelf aan zodra er iets gebeurt: een offerte vrijgegeven of geaccepteerd, een order aangemaakt, een verzending of factuur geboekt, een account goedgekeurd of afgewezen, een aanvraag omgezet of afgewezen. De site hoeft dan niet steeds zelf te vragen. Webhooks staan uit tot iemand een abonnement aanmaakt; gebruikt uw website ze niet, sla deze stap dan over.

1. Sta uitgaande HTTP toe: Extensiebeheer, CustomerGate 365, Configureren, HttpClient-aanvragen toestaan. Zonder dat komen gebeurtenissen wel in de wachtrij, maar vertrekken ze nooit.
2. Maak per gebeurtenis een abonnement aan op Webhookabonnementen, bereikbaar vanaf CustomerGate-instellingen en vanaf het rolcentrum. Er is geen webservice die abonnementen aanmaakt of leest: een adres dat Business Central gaat aanroepen, hoort een website niet zelf te kunnen instellen.
3. Kies Geheim aanmaken en zet het geheim in de website. Het is één keer te zien en daarna nergens meer: niet op de pagina, niet in een export en niet in een databasekopie. Business Central ondertekent er elke aanroep mee, en de website hoort die handtekening te controleren; een ontvanger die dat niet doet, vertrouwt iedereen die het adres kent.
4. Stuur een proefgebeurtenis met Proefgebeurtenis versturen en controleer of de website hem verwerkt en met een 2xx antwoordt.
5. Zet de webhookbezorgtaak op Gereed en zet het abonnement aan met Aanzetten.

Een bezorging wordt vijf keer geprobeerd, met steeds langere tussenpozen, en vertrekt nooit vanuit een lopende boeking. Een abonnement dat te vaak achter elkaar mislukt, zet zichzelf uit en komt nooit vanzelf terug: herstel het adres, stuur een proefgebeurtenis en kies Aanzetten. Gestrande bezorgingen haalt u terug met Nu opnieuw proberen. De inhoud van een bericht bestaat uit nummers, statussen, bedragen en datums en bevat geen persoonsgegevens; wie de naam achter een aanvraag nodig heeft, vraagt die op met het nummer. De naslag voor webservices beschrijft de gebeurtenissen, de headers en het recept voor de handtekening.

Archiefrubrieken, voor klanten met Steel 365

Alleen waar iFacto DXSteel Doc Archive geïnstalleerd is. De standaardrubrieken worden bij de installatie ingevuld. Open Archiefrubrieken vanaf CustomerGate-instellingen, controleer welke rubrieken klanten mogen zien en als wat, en kies na elke wijziging Machtigingen herstellen, zodat het beveiligingsfilter op het archief meegaat.

De website op de omgeving richten

Geef de ontwikkelaar van de website de tenant, de naam van de omgeving en het bedrijf. Wacht na Machtigingen herstellen een paar minuten tot Business Central de rechten heeft toegepast, en laat de website daarna zijn eigen controles en een eerste synchronisatie van de catalogus uitvoeren. Controleer meteen of de website ook de verwijderingen ophaalt: zonder die service blijft een artikel dat u uitsluit voor altijd op de site staan.

Een eerste test via het portaal

1. Stuur vanaf de website een accountaanvraag, met een e-mailadres waarvan u de mail kunt lezen.
2. Keur die goed in Accountaanvragen: Klant kiezen, daarna Goedkeuren met de rol Inkoper.
3. Meld u op de website aan met de code uit de e-mail.
4. Open een offerte en een document, en accepteer één keer een vrijgegeven offerte.
5. Controleer in Business Central Akkoorden op offertes via de website, en ga na of de bevestiging en de melding zijn verstuurd.
6. Zoek op de website één artikel op dat erop hoort en één dat u hebt uitgesloten, zodat u weet dat de catalogus filtert.

Als er iets niet werkt: begin bij de diagnose

Open CustomerGate-diagnose, vanaf CustomerGate-instellingen, vanaf het rolcentrum of via zoeken. Die pagina toont de hele installatie op één scherm: de omgeving en het type ervan, de versies van de app en het platform, welke modules gevonden zijn, de stand van de mailtaak, de opruimtaak en elke webservice, de laatste opruimronde, de aantallen aanvragen per status en de actieve portaalgebruikers. Elke regel geeft een oordeel, een zin die zegt wat dat betekent, en waar mogelijk een herstelactie; er wordt nooit stilzwijgend iets gerepareerd.

Verbinding testen

Controleert per Entra-toepassing of de gebruiker bestaat en actief is, of alle machtigingensets zijn toegewezen, of de tenant-sets bevatten wat deze versie van de app erin schrijft, of alle webservices gepubliceerd zijn en of de inrichting compleet is. Een aanroep die gisteren werkte en vandaag een 403 geeft, heeft meestal met die derde controle te maken.

Ontbrekende machtigingen

Zet wat CustomerGate verwacht naast wat er verleend is, per object, en toont alleen de verschillen. Dat is het snelste antwoord op een foutmelding die een object noemt.

Onderaan het scherm staat hetzelfde als Markdown, om in een supportmail te plakken. Daar staan alleen aantallen en statussen in: geen e-mailadressen, geen namen, geen klantnummers en geen documentnummers. Stuur dat rapport mee met uw vraag, dan is het halve uitzoekwerk al gedaan.

Omgevingskopieën en de omgevingswacht

CustomerGate legt vast in welke omgeving zijn instellingen in gebruik zijn genomen: bij de installatie, bij een bedrijf dat later wordt aangemaakt, en met Dit is de echte omgeving. Niet bij gewoon opslaan, want dan zou één gewijzigde instelling in een kopie de omgevingswacht al opheffen.

Klopt de omgeving, kies dan Dit is de echte omgeving. Daarmee wordt de huidige omgeving in gebruik genomen en de blokkade opgeheven, met een bevestiging die zegt wat dat betekent en een tweede vraag over de mailtaak en de opruimtaak die de omgevingswacht op Afwachten had gezet. Kies daarna ook Machtigingen herstellen: een omgevingskopie neemt de Entra-registraties en de webservices van de bronomgeving mee, en die horen hier niet.

Instellingen van de ene omgeving naar de andere

Instellingen exporteren schrijft de inrichting van dit bedrijf naar een JSON-bestand: de instellingen, de twee nummerreeksen, de archiefrubrieken en welk e-mailaccount elk van de vijf scenario's verstuurt, aan de hand van het adres, omdat een account-ID per omgeving verschilt.

Wat er met opzet nooit in staat: de client-id's van de Entra-toepassingen, de omgevingsvelden, de waarnemingen van de laatste opruimronde, het moment vanaf wanneer er gemaild wordt, en geen enkel geheim, token of wachtwoord. Het adres voor meldingen staat er wel in, dus behandel het bestand verder als intern.

Instellingen importeren leest zo'n bestand, toont instelling voor instelling wat het zou veranderen, met de huidige waarde naast die uit het bestand, en past het pas daarna toe. Een bestand van een andere app, of van een nieuwere versie van deze app, wordt in zijn geheel geweigerd. Een rubriek die al bestaat, blijft zoals hij is; een scenario waarvan het e-mailadres in deze omgeving niet bestaat, wordt overgeslagen, want voor het aanmaken van een mailaccount zijn referenties nodig.

Wat de statusregels betekenen

CustomerGate-instellingen toont met statusregels wat klaarstaat en wat niet. Ze zijn na elke wijziging de snelste controle:

Staat er iets rood en zegt de regel te weinig, open dan CustomerGate-diagnose. Daar staat dezelfde regel met een zin erbij die zegt wat hij betekent, meestal met een herstelactie ernaast, en onderaan het rapport dat u met uw vraag kunt meesturen.