CustomerGate 365: installatiegids

Voordat u begint

• Business Central online, versie 28.0 of later.
• Een website die de webservices van CustomerGate 365 gebruikt, gebouwd door Van Oosten Software of door een andere ontwikkelaar. De naslag voor webservices beschrijft wat die website moet aanroepen.
• Twee Microsoft Entra-app-registraties, één voor de website en één voor de synchronisatie van de catalogus. De volgende stap gaat daarover.
• Een e-mailaccount in Business Central om vanaf te versturen, geen SMTP met een wachtwoord.
• Een gebruiker met de machtigingsset SUPER, voor de installatie en voor Machtigingen herstellen.
• Optioneel: iFacto Steel 365 en DXSteel Doc Archive. Gebruikt de klant die, installeer ze dan eerst, in een bedrijf met gegevens: de app kijkt bij het installeren of ze er staan.

De twee toepassingen registreren in Microsoft Entra

De website meldt zich bij Business Central aan als twee toepassingen, elk met een eigen client-ID en geheim, via de OAuth 2.0-clientreferentiestroom. Registreer ze in het Microsoft Entra-beheercentrum, onder App-registraties:

1. Maak een app-registratie voor de website (aanvragen en het klantenportaal) en één voor de synchronisatie van de catalogus.
2. Geef elke registratie de toepassingsmachtiging API.ReadWrite.All van Dynamics 365 Business Central, en verleen daar beheerderstoestemming voor.
3. Maak per registratie een clientgeheim, of een certificaat, en geef dat aan de ontwikkelaar van de website. Het geheim blijft bij de website; het gaat niet in Business Central.
4. Noteer van beide registraties de toepassings-ID (client). Die vult u in op CustomerGate-instellingen; Machtigingen herstellen registreert de toepassingen zelf in Business Central.

De app installeren

Installeer CustomerGate 365 vanaf AppSource als gebruiker met de machtigingsset SUPER. Zolang de app nog niet publiek in AppSource staat, gebeurt dat via de previewkoppeling die u van Van Oosten Software krijgt; de omgeving wordt daarvoor aan de preview-doelgroep toegevoegd. Zonder SUPER installeert de app wel, maar kan hij zijn tenant-machtigingssets niet schrijven. Bij de installatie maakt hij per bedrijf aan:

• de nummerreeksen WEBREQ (vanaf WEB000001) en WEBACCOUNT (vanaf ACC000001), en het instellingenrecord met zijn standaardwaarden;
• twee taakwachtrijposten, allebei in de wachtstand: de mailtaak elke vijf minuten en de opruimtaak dagelijks om 02:00;
• de webservices die de website aanroept;
• de standaard archiefrubrieken, waar DXSteel Doc Archive geïnstalleerd is;
• de tenant-machtigingssets, als een SUPER-gebruiker de app installeert.

De begeleide instelling doorlopen

Open Begeleide instelling en kies CustomerGate 365 inrichten. De gids vraagt de twee client-ID's, de mailinstellingen en het portaaladres, en zet met Machtigingen nu herstellen ook meteen de machtigingen goed als u Voltooien kiest. Alles wat de gids vraagt, staat ook op CustomerGate-instellingen, waar u het later kunt wijzigen.

De machtigingen herstellen

Kijk op CustomerGate-instellingen Client-ID website en Client-ID synchronisatie na en kies Machtigingen herstellen. Daarvoor is SUPER nodig. De app registreert beide toepassingen zo nodig in Business Central, maakt zijn tenant-machtigingssets aan en wijst voor alle bedrijven toe:

De websitetoepassing

VOA WEB API, VOA WEB PORTAL, VOA WEB BASELINE, VOA CG EXECUTE en VOA CG MAIL; plus VOA CG S365 ARCHIVE met het documentarchief van Steel 365, VOA CG DOCUMENTS met Portaaldocumenten uit rapporten, en CDC BASIC van Continia waar Continia Document Capture geïnstalleerd is.

De synchronisatietoepassing

VOA WEB SYNC; plus VOA CG S365 SYNC met Steel 365.

Daarna horen de regels onder Machtigingen en de regel Rechtenvloer website allemaal in orde te staan. Business Central past gewijzigde rechten na een paar minuten toe. Geef de toepassingen van de website nooit D365 BASIC: daarmee lezen ze klanten, contactpersonen, verkoopdocumenten en marges, en juist dat houdt de app bewust buiten hun bereik.

Uw eigen mensen toegang geven

De binnendienst

VOA Web Inside Sales, op het scherm CustomerGate - binnendienst: het dagelijkse werk met aanvragen, accountaanvragen, portaalgebruikers, akkoorden en de mailronde.

Beheerders

VOA Web Admin, op het scherm CustomerGate - beheer: ook de instellingen en het opruimen. Machtigingen herstellen zelf vraagt daarbovenop SUPER.

De taakwachtrijgebruiker

De gebruiker waaronder de taakwachtrij draait, heeft VOA Web Inside Sales nodig en de gebruikelijke rechten om e-mail te versturen.

E-mail inrichten

1. Voeg in Business Central een e-mailaccount toe (E-mailaccounts) en maak er het standaardaccount van. Gebruik geen SMTP met een wachtwoord: Exchange Online zet vanaf eind december 2026 standaard de basisverificatie voor SMTP uit.
2. Wilt u vanaf een ander adres versturen, koppel dan een account aan de scenario's van CustomerGate. Er is geen terugval op een ingebouwd account: zonder standaardaccount gaat er helemaal niets uit.
3. Vul op CustomerGate-instellingen Notificatie-e-mail en Taal binnendienst in, en kijk Antwoordtermijn (werkdagen) na tegen wat uw website belooft.
4. Vul Portaaladres in zodra het portaal live is. Tot die tijd zegt de e-mail over een goedgekeurde accountaanvraag dat het portaal binnenkort opengaat.

De vijf scenario's, onder Scenario's bij het e-mailaccount:

• CustomerGate - bevestiging aan de aanvrager
• CustomerGate - melding aan de binnendienst
• CustomerGate - bericht aan de aanvrager van een account
• CustomerGate - melding accountaanvraag aan de binnendienst
• CustomerGate - aanmeldcode voor het klantenportaal

De twee taakwachtrijposten aanzetten

Allebei komen ze in de wachtstand binnen, zodat het installeren van de app geen e-mail verstuurt en niets wist. Kloppen het e-mailaccount, het notificatieadres en de bewaartermijn, kies dan Beide taken aanzetten op CustomerGate-instellingen. Dat weigert zolang Opruimen uitgeschakeld aan staat of zolang er geen e-mailaccount is dat kan versturen.

De mailtaak

Verstuurt bevestigingen en meldingen, elke vijf minuten. Openstaande mails nu versturen draait met de hand een ronde.

De opruimtaak

Wist persoonsgegevens na de bewaartermijn, dagelijks om 02:00. Persoonsgegevens nu opruimen draait met de hand een ronde.

Een update van de app overschrijft deze twee posten nooit als ze er eenmaal staan, dus een schema dat u zelf hebt aangepast, blijft staan.

Bewaartermijn en de kopieën van verzonden e-mail

Zet Bewaartermijn (dagen) op CustomerGate-instellingen op wat de privacyverklaring van uw website belooft; standaard is 365 dagen. Business Central bewaart daarnaast elk verzonden bericht, ook aanmeldcodes, in Verzonden e-mail (Sent Email), en daar komt de opruiming niet bij. Stel op de pagina Bewaarbeleid (Retention Policies) een bewaarbeleid in voor Verzonden e-mail, gelijk aan de bewaartermijn van CustomerGate; zeven dagen is daar het minimum.

Archiefrubrieken, voor klanten met Steel 365

Alleen waar iFacto DXSteel Doc Archive geïnstalleerd is. De standaardrubrieken worden bij de installatie ingevuld. Open Archiefrubrieken vanaf CustomerGate-instellingen, kijk na welke rubrieken klanten mogen zien en als wat, en kies na elke wijziging Machtigingen herstellen, zodat het beveiligingsfilter op het archief meegaat.

De website op de omgeving richten

Geef de ontwikkelaar van de website de tenant, de naam van de omgeving en het bedrijf. Wacht na Machtigingen herstellen een paar minuten tot Business Central de rechten heeft toegepast, en laat de website daarna zijn eigen controles en een eerste synchronisatie van de catalogus draaien.

Een eerste test via het portaal

1. Stuur vanaf de website een accountaanvraag, met een e-mailadres dat u kunt lezen.
2. Keur die goed in Accountaanvragen: Klant kiezen, daarna Goedkeuren met de rol Inkoper.
3. Meld u op de website aan met de code uit de e-mail.
4. Open een offerte en een document, en accepteer één keer een vrijgegeven offerte.
5. Kijk in Business Central bij Akkoorden op offertes via de website, en kijk na of de bevestiging en de melding zijn verstuurd.

Wat de statusregels betekenen

CustomerGate-instellingen toont met statusregels wat klaarstaat en wat niet. Ze zijn na elke wijziging de snelste controle: