CustomerGate 365: handleiding

Hoe het in elkaar zit

CustomerGate 365 is de Business Central-helft van een koppeling. De formulieren en het klantenportaal die uw klanten zien, horen bij uw website, en die website roept de webservices van de app aan als twee Microsoft Entra-toepassingen: één voor aanvragen en het portaal, één voor de catalogus. Wat binnenkomt, belandt voor de binnendienst in Webaanvragen en Accountaanvragen; wat klanten zien, komt rechtstreeks uit Business Central, en welke artikelen dat zijn, bepaalt de webcatalogus.

Vier taakwachtrijposten doen het werk dat niet aan een scherm gebonden is: de e-mails versturen, persoonsgegevens opruimen na de bewaartermijn, elke nacht narekenen welke artikelen op de website horen, en de klaargezette webhooks bezorgen. Alle vier worden ze met de status Afwachten geïnstalleerd; de laatste blijft zo staan tot iemand het eerste webhookabonnement aanzet.

De app wacht meestal tot de website iets vraagt, maar niet altijd. Twee dingen doet hij uit zichzelf: een webhook naar een adres van uw website zodra er iets gebeurd is, en een portaalbericht aan een klant die daar zelf om gevraagd heeft. Zie hieronder Wat de app uit zichzelf doet.

Voordat u begint

De installatiegids behandelt de inrichting stap voor stap. Dit hebt u nodig:

• Business Central online, versie 28.0 of hoger.
• Een website die de webservices van CustomerGate 365 gebruikt, gebouwd door Van Oosten Software of door een andere ontwikkelaar.
• Twee Microsoft Entra-app-registraties: één die de website gebruikt voor aanvragen en het klantenportaal, en één voor de synchronisatie van de catalogus.
• Een e-mailaccount in Business Central om e-mail mee te versturen.
• De machtigingenset SUPER voor wie de app installeert en Machtigingen herstellen uitvoert.
• Optioneel: iFacto Steel 365. Zonder Steel 365 werkt de app met de standaardhoeveelheden van Business Central.

Het klantenportaal

Klanten melden zich op uw website aan met een eenmalige code per e-mail; er zijn geen wachtwoorden. Business Central bepaalt bij welke klant een sessie hoort, nooit de website. De instellingen staan in de groep Klantenportaal op CustomerGate-instellingen, en wie toegang heeft, staat op Portaalgebruikers.

Na het aanmelden ziet een klant zijn eigen aanvragen, offertes, orders, verzendingen en documentregels, en kan hij pdf's downloaden. Daarnaast kan hij:

• opnieuw bestellen op basis van een eerdere aanvraag, want het portaal geeft de regels ervan terug, ook van een aanvraag die al een order is geworden, of sinds 1.0.44 op basis van een regel van een eerdere offerte of order, met Steel 365 ook bij een eenmalige afmeting;
• bij het accepteren van een offerte zijn eigen bestelnummer en de verzochte leverdatum meegeven (alleen met de rol Inkoper);
• een offerte afwijzen met een reden en een opmerking, zonder dat de offerte daardoor wordt geannuleerd;
• een zending volgen, als er een expediteur en een pakketnummer op staan;
• wisselen tussen de klanten waaraan zijn adres gekoppeld is;
• zelf aanzetten waarover hij e-mail wil krijgen;
• een collega bij dezelfde klant uitnodigen, wat een accountaanvraag oplevert die de binnendienst nog moet goedkeuren (alleen met de rol Inkoper).

E-mail

De app verstuurt zijn e-mails via de standaard e-mailaccounts van Business Central, in vijf scenario's die elk een eigen afzender kunnen krijgen. Via die vijf scenario's gaan meer dan vijf soorten berichten:

• de bevestiging aan de aanvrager van een offerteaanvraag, in diens eigen taal en zonder prijzen, en de melding aan de binnendienst;
• de bevestiging van een accountaanvraag, het bericht dat het portaalaccount klaarstaat, en de melding aan de binnendienst;
• de aanmeldcode voor het portaal;
• de bevestiging van een akkoord op een offerte aan de klant, en de melding daarvan aan de binnendienst;
• een bericht aan de binnendienst dat een e-mail blijft mislukken;
• het optionele bericht bij een afwijzing, als de gekozen reden dat aangeeft en iemand het bevestigt;
• de portaalberichten waar een klant zelf om gevraagd heeft.

Een taakwachtrijpost verstuurt ze elke vijf minuten; alleen de aanmeldcode gaat meteen de deur uit, omdat er iemand op wacht. Er is geen terugval op een ingebouwd account: er moet een standaardaccount zijn. Een antwoord dat de binnendienst zelf vanuit een aanvraag stuurt, gaat niet via deze taak maar via de e-maileditor, en pas als iemand op versturen drukt. De instellingen staan in de groep E-mail op CustomerGate-instellingen.

Wat de app uit zichzelf doet

Op twee punten neemt CustomerGate 365 zelf contact op met de buitenwereld, zonder dat iemand erom vraagt; beide staan na de installatie uit.

• Webhooks: Business Central roept een adres van uw website aan zodra een offerte is vrijgegeven of geaccepteerd, een order is gemaakt, een verzending of factuur is geboekt, een account is goedgekeurd of afgewezen, of een aanvraag is omgezet of afgewezen. Er staan geen persoonsgegevens in zo'n bericht. Webhooks doen niets tot iemand een abonnement aanmaakt en de omgeving uitgaande aanroepen toestaat.
• Portaalberichten: een e-mail aan een klant over zijn eigen offerte, order, verzending, factuur of aanvraag. Die gaan pas de deur uit als het bedrijf de hoofdschakelaar aanzet én de klant zelf in het portaal aanvinkt waarover hij mail wil krijgen.

Hulp nodig

Begin bij de CustomerGate-diagnose en de statusregels op CustomerGate-instellingen, en bij de pagina over problemen oplossen. Lost dat het niet op, stuur dan een e-mail naar info@van-oosten.nl; op de ondersteuningspagina staat wat u meestuurt.