CustomerGate 365: handleiding

Voordat u begint

1. Business Central online, versie 28.0 of later.
2. Een website die de webservices van CustomerGate 365 gebruikt, gebouwd door Van Oosten Software of door een andere ontwikkelaar.
3. Twee Microsoft Entra-app-registraties: één die de website gebruikt voor aanvragen en het klantenportaal, en één voor de synchronisatie van de catalogus.
4. Een e-mailaccount in Business Central om vanaf te versturen.
5. SUPER-machtigingen voor wie Machtigingen herstellen uitvoert.
6. Optioneel: iFacto Steel 365. Zonder Steel 365 werkt de app met de standaardhoeveelheden van Business Central.

Inrichten

Open Begeleide instelling en kies CustomerGate 365 inrichten. De gids neemt u mee langs de Steel 365-module, het koppelen van de website, e-mail en het klantenportaal, en kan in de laatste stap de machtigingen meteen herstellen. Alles wat de gids vraagt, staat ook op de pagina CustomerGate-instellingen, waar u het later kunt wijzigen.

De instellingenpagina

CustomerGate-instellingen bevat de nummerreeksen, de bewaartermijn, de e-mailinstellingen, de portaalinstellingen en de machtigingen. De statusregels laten zien wat klaarstaat en wat niet:

1. Webservice voaPortal: of de webservice die de website aanroept gepubliceerd is.
2. E-mailaccount: of er een e-mailaccount is waarmee de app kan versturen.
3. Status mailtaak en Status opruimtaak: of de twee taakwachtrijposten op Gereed staan. In de wachtstand wordt er niets verstuurd of gewist; Beide taken aanzetten zet ze aan.
4. Rechtenvloer website: of een account van de website ook D365 BASIC heeft, wat niet mag.
5. Tenant-machtigingssets en Toewijzingen: of de machtigingssets bestaan en aan de toepassingen van de website zijn toegewezen.
6. Steel 365-module en Documentarchief: of iFacto Steel 365 en DXSteel Doc Archive in deze omgeving geïnstalleerd zijn.

Machtigingen voor de website

Vul Client-ID website en Client-ID synchronisatie in met de toepassings-ID's (client) van de twee Microsoft Entra-toepassingen en kies Machtigingen herstellen. De app registreert de toepassingen zo nodig in Business Central, maakt de machtigingssets aan die de website nodig heeft en wijst ze toe. Daarvoor is SUPER nodig. Doe het opnieuw na het kopiëren van een omgeving. Geef de toepassingen van de website geen D365 BASIC: daarmee lezen ze veel meer dan de website nodig heeft.

Webaanvragen

Offerteaanvragen van de website komen met hun regels binnen in Webaanvragen, met de status Nieuw. Met In behandeling nemen ziet een collega dat u ermee bezig bent. Een aanvraag van een aangemelde klant is al aan die klant gekoppeld; kies bij andere aanvragen Koppel klant. Verwerk aanvraag maakt daarna een verkoopofferte aan, of bij een baliebezoek een verkooporder, en opent die. Het document wordt niet vrijgegeven: controleer de prijzen en geef het zelf vrij. Met Afwijzen en Markeer als spam handelt u de aanvragen af die u niet oppakt.

Leveradressen

Noemt een aanvraag een leveradrescode, bevestig die dan met Leveradres bevestigen voordat u de aanvraag verwerkt. Dezelfde korte code bestaat bij veel klanten, dus de app zet een aanvraag met een leveradrescode die niemand heeft nagekeken niet om.

Accountaanvragen

Bezoekers die een account voor het portaal willen, sturen een accountaanvraag; die komt binnen in Accountaanvragen. Kies Klant kiezen om de aanvraag aan een bestaande klant te koppelen, en daarna Goedkeuren. De app vraagt welke rol de persoon krijgt: Inkoper, die namens de klant offertes aanvraagt en kan accepteren, of Meekijker, die alleen meekijkt. Goedkeuren maakt de portaalkoppeling aan en stuurt een e-mail dat het account klaarstaat. Met Afwijzen wijst u een aanvraag af.

Portaalgebruikers

Portaalgebruikers toont wie toegang heeft tot welke klant. Deactiveren trekt de toegang direct in, ook voor sessies die nog openstaan; de portaalgebruiker blijft staan, zodat zichtbaar blijft wie wanneer toegang had. Opnieuw activeren geeft de toegang terug.

Het klantenportaal

Klanten melden zich op uw website aan met een eenmalige code per e-mail; er zijn geen wachtwoorden. Ze zien hun eigen aanvragen, offertes, orders, verzendingen en documentregels, downloaden pdf's en kunnen een vrijgegeven offerte accepteren. Een akkoord verschijnt in Akkoorden op offertes via de website en als cue op het rolcentrum van de binnendienst. Met Sessieduur (min.) en Maximale sessieleeftijd (uren) op CustomerGate-instellingen stelt u in hoe lang een sessie zonder gebruik geldig blijft en hoe lang hij hooguit duurt. Portaaladres is het adres waarnaar de e-mail over een goedgekeurde accountaanvraag verwijst.

Documenten in het portaal

Met Portaaldocumenten uit rapporten aan biedt het portaal pdf's van offertes, orders, verzendingen, facturen en creditnota's, afgedrukt met de rapporten die Business Central al gebruikt, volgens de rapportselecties en de documentindelingen per klant. Waar iFacto DXSteel Doc Archive geïnstalleerd is, toont het portaal in plaats daarvan de gearchiveerde documenten, beperkt tot de rubrieken op de pagina Archiefrubrieken; Standaardrubrieken invullen zet er een beginset in.

E-mail

Een taakwachtrijpost verstuurt de e-mails via de standaard e-mailaccounts van Business Central: een bevestiging aan de aanvrager, in diens taal, en een melding voor de binnendienst aan het adres in Notificatie-e-mail. Een mislukte e-mail wordt opnieuw geprobeerd tot Maximum mailpogingen, en de fout staat bij de aanvraag. Openstaande mails nu versturen verstuurt ze meteen in plaats van bij de volgende ronde van de taakwachtrij.

Bewaartermijn en opruimen

Bewaartermijn (dagen) bepaalt hoe lang persoonsgegevens bewaard blijven, gerekend vanaf de dag dat een aanvraag binnenkwam. Daarna anonimiseert de opruimtaak afgehandelde offerteaanvragen en afgewezen accountaanvragen. Wacht op opruiming toont hoeveel aanvragen over hun bewaartermijn heen zijn en nog persoonsgegevens bevatten; dat hoort nul te zijn. Persoonsgegevens nu opruimen voert de opruiming meteen uit.

Exporteren en wissen per e-mailadres

Persoonsgegevens exporteren maakt één JSON-bestand met alle persoonsgegevens die de app van een e-mailadres heeft, voor een verzoek op grond van AVG-artikel 15 of 20. Persoonsgegevens wissen wist ze. Beide acties staan op Webaanvragen, Accountaanvragen en Portaalgebruikers.

De Steel 365-module

Waar iFacto Steel 365 (DXSteel) geïnstalleerd is, zet de module zichzelf aan: staalhoeveelheden in stuks, meters en kilo's op de portaalregels, profielen, kwaliteiten en artikelsoorten voor de websitecatalogus, en het documentarchief. De regel Steel 365-module op CustomerGate-instellingen toont of hij aan staat. Zonder Steel 365 werkt de app met de standaardhoeveelheden van Business Central.

Tijdelijk dichtzetten

Met Aanvragen weigeren, onder Noodrem op CustomerGate-instellingen, neemt de app tijdelijk geen aanvragen aan. De website krijgt dan een nette foutmelding.

Als iets niet werkt

Begin op CustomerGate-instellingen: een statusregel die niet in orde is, noemt meestal de oorzaak. Gaan er geen e-mails uit, dan staat de mailtaak in de wachtstand of is er geen e-mailaccount. Mislukt elke aanmelding in het portaal, kijk dan of de webservice voaPortal gepubliceerd is en of de machtigingen kloppen; Machtigingen herstellen zet ze opnieuw. Staat een taakwachtrijpost op Fout, dan staat de melding in Taakwachtrijposten.

Hulp nodig

Stuur een e-mail naar info@van-oosten.nl met de naam van uw omgeving, de administratie en, waar het speelt, het aanvraagnummer. U krijgt doorgaans binnen één werkdag antwoord.