Akkoorden op offertes via de website in CustomerGate 365

Wat er wordt vastgelegd

Elk akkoord legt vast hoe de offerte er op dat moment uitzag, zodat duidelijk blijft waar de klant mee instemde als de offerte later verandert:

Akkoord op

Wanneer de klant akkoord gaf.

Offertenr., Klantnr., E-mailadres

De offerte, de klant en het adres waarmee de persoon was aangemeld.

Inkoopordernummer klant, Verzochte leverdatum, Gegevens op document gezet op

Wat de klant bij het akkoord meegaf, en wanneer die twee op het verkoopdocument zijn gezet. Zie hieronder.

Documentdatum offerte, Bedrag incl. btw, Valutacode, Aantal regels bij akkoord

De offerte zoals ze was op het moment van accepteren. Is de valuta leeg, dan gaat het om de lokale valuta.

Archiefversie

De versie van de offerte in het documentarchief op dat moment. Nul betekent dat er nog geen gearchiveerde versie was.

Vingerafdruk offerte

Een SHA-256-vingerafdruk over de valuta en de regels van de offerte, prijzen inbegrepen. Die blijft in Business Central en gaat nooit naar de website.

IP-hash

Een gepseudonimiseerde hash van het IP-adres, gemaakt door de website met een geheime sleutel.

Verwerkt

Zet dit vinkje aan zodra de offerte is omgezet; het akkoord verdwijnt dan van de tegel op het rolcentrum. Het is het enige veld dat u hier kunt wijzigen.

E-mail

Of de bevestiging aan de klant en de melding aan de binnendienst zijn verzonden, met per bericht de mislukte pogingen en de laatste fout.

Inkoopordernummer en verzochte leverdatum

Een klant die akkoord geeft, kan twee dingen meegeven: zijn eigen inkoopordernummer en de datum waarop hij het staal wil hebben. Die komen op het akkoord te staan, niet meteen op de offerte: het portaal leest verkoopdocumenten en schrijft er nooit in.

Ze bereiken het verkoopdocument langs twee wegen, en allebei gebeuren ze in de sessie van een gebruiker in Business Central:

• Vanzelf, op het moment dat u de offerte omzet naar een order. Het inkoopordernummer komt dan in Uw referentie en in Extern documentnr., de datum in Verzochte leverdatum.
• Met de hand, met Op verkoopdocument zetten op deze lijst. Dat zet dezelfde twee gegevens op de offerte, of op de order die eruit is voortgekomen.

Geen van beide overschrijft ooit iets wat u zelf hebt ingevuld: wat de binnendienst typte, wint van wat een week eerder op de website is gekozen. Op een vrijgegeven offerte kan alleen het inkoopordernummer worden ingevuld; wilt u de datum er nu al op, heropen de offerte dan, of doe niets, want bij het omzetten komen ze er allebei vanzelf op. Gegevens op document gezet op zegt wanneer dat is gebeurd.

Offerte controleren

Offerte controleren vergelijkt de offerte met de vingerafdruk die bij het akkoord is vastgelegd, en zegt of de klant de offerte heeft geaccepteerd zoals die nu is. De antwoorden:

Ongewijzigd

De offerte is nog precies wat de klant accepteerde.

Gewijzigd

De offerte is na het akkoord gewijzigd. Komt een gearchiveerde versie overeen, dan noemt de melding die; anders herhaalt ze het bedrag inclusief btw en het aantal regels waarmee de klant akkoord ging.

Gearchiveerde versie komt overeen

De offerte bestaat niet meer, waarschijnlijk omdat hij is omgezet naar een order, en de melding noemt de gearchiveerde versie die de klant accepteerde.

Geen overeenkomende versie

De offerte bestaat niet meer, en geen van de gearchiveerde versies komt overeen met wat de klant accepteerde.

Geen vingerafdruk

Het akkoord is vastgelegd voordat de app een vingerafdruk bijhield. Vergelijk dan het bedrag en het aantal regels.

Verkoopofferte tonen

Opent de offerte waar het akkoord bij hoort. Is die inmiddels omgezet naar een order, dan zegt een melding dat; kijk dan bij de verkooporders.

Wat het portaal controleert

• Alleen een Inkoper kan accepteren, en alleen een vrijgegeven offerte van de eigen klant waarvan de geldigheidsdatum nog niet verstreken is (de geldigheidsdatum op de offerte, of met Steel 365 de vervaldatum van de offerte).
• Een offerte kan één keer worden geaccepteerd. Ook twee klikken op hetzelfde moment leggen maar één akkoord vast.
• Een offerte waarvoor al een akkoord bestaat, kan niet meer worden afgewezen: een akkoord intrekken is een gesprek, geen klik.
• Na een akkoord stuurt de mailtaak de klant een bevestiging en de binnendienst een melding.

Als de klant nee zegt

Een klant met de rol Inkoper kan een vrijgegeven offerte in het portaal ook afwijzen, met een reden uit een vaste lijst (Te duur, Levering te laat, Elders besteld, Niet meer nodig, Anders of Niet opgegeven) en een opmerking. Die afwijzingen komen in een eigen werklijst: Afgewezen offertes via de website.

De offerte wordt daarbij niet geannuleerd. Er verandert niets in Business Central; de binnendienst ziet dat de klant nee zei en beslist zelf wat er met de offerte gebeurt. Wie op Te duur klikt, wil meestal een gesprek, en een portaal dat de offerte afsluit, ontneemt u juist dat gesprek. Afwijzen mag ook na de geldigheidsdatum: dat is vaak precies het moment waarop een klant het zegt.

De lijst afwerken

1. Open Akkoorden op offertes via de website, of kies de tegel Offertes akkoord via de website op het rolcentrum.
2. Kies Offerte controleren. Is de offerte ongewijzigd, zet hem dan zoals gewoonlijk om naar een order; het inkoopordernummer en de verzochte leverdatum komen daarbij vanzelf op het document.
3. Is hij wel gewijzigd, stem het verschil dan met de klant af voordat u hem omzet.
4. Wilt u het inkoopordernummer of de datum nu al op de offerte, kies dan Op verkoopdocument zetten.
5. Zet Verwerkt aan, zodat het akkoord van de tegel verdwijnt.