Akkoorden op offertes via de website in CustomerGate 365

Wat er wordt vastgelegd

Elk akkoord legt vast hoe de offerte er op dat moment uitzag, zodat duidelijk blijft waar de klant mee instemde als de offerte later verandert:

Akkoord op

Wanneer de klant akkoord gaf.

Offertenr., Klantnr., E-mailadres

De offerte, de klant en het adres waarmee de persoon was aangemeld.

Documentdatum van de offerte, Bedrag incl. btw, Valutacode, Aantal regels bij akkoord

De offerte zoals die was toen hij werd geaccepteerd. Een lege valuta betekent de lokale valuta.

Archiefversie

De versie van de offerte in het documentarchief op dat moment. Nul betekent dat er nog geen gearchiveerde versie was.

Vingerafdruk offerte

Een SHA-256-vingerafdruk over de valuta en de regels van de offerte, prijzen inbegrepen. Die blijft in Business Central en gaat nooit naar de website.

IP-hash

Een gepseudonimiseerde hash van het IP-adres, gemaakt door de website met een geheime sleutel.

Verwerkt

Zet dit aan zodra de offerte is omgezet; het akkoord verdwijnt dan uit de cue op het rolcentrum. Het is het enige veld dat u hier kunt wijzigen.

Mail

Of de bevestiging aan de klant en de melding aan de binnendienst zijn verzonden, met de mislukte pogingen en de laatste fout van elk.

Offerte controleren

Offerte controleren vergelijkt de offerte met de vingerafdruk van het akkoord en zegt of de klant de offerte heeft geaccepteerd zoals die nu is. De antwoorden:

Niet veranderd

De offerte is nog precies wat de klant accepteerde.

Veranderd

De offerte is na het akkoord gewijzigd. Komt een gearchiveerde versie overeen, dan noemt de melding die; anders herhaalt ze het bedrag inclusief btw en het aantal regels waarmee de klant akkoord ging.

Gearchiveerde versie komt overeen

De offerte bestaat niet meer, waarschijnlijk omdat hij is omgezet naar een order, en de melding noemt de gearchiveerde versie die de klant accepteerde.

Geen overeenkomende versie

De offerte bestaat niet meer, en geen van de gearchiveerde versies komt overeen met wat de klant accepteerde.

Geen vingerafdruk

Het akkoord is vastgelegd voordat de app een vingerafdruk bijhield. Vergelijk dan het bedrag en het aantal regels.

Toon verkoopofferte

Opent de offerte waar het akkoord bij hoort. Is die inmiddels omgezet naar een order, dan zegt een melding dat; kijk dan bij de verkooporders.

Wat het portaal controleert

• Alleen een Inkoper kan accepteren, en alleen een vrijgegeven offerte van de eigen klant die niet over de geldigheidsdatum heen is (de geldigheidsdatum van de offerte, of met Steel 365 de vervaldatum van de offerte).
• Een offerte kan één keer worden geaccepteerd. Twee klikken op hetzelfde moment leveren toch één akkoord op.
• Na een akkoord stuurt de mailtaak de klant een bevestiging en de binnendienst een melding.

De lijst afwerken

1. Open Akkoorden op offertes via de website, of kies de cue Offertes akkoord via de website op het rolcentrum.
2. Kies Offerte controleren. Is de offerte niet veranderd, zet hem dan zoals gewoonlijk om naar een order.
3. Is hij veranderd, stem het verschil dan eerst af met de klant.
4. Zet Verwerkt aan, zodat het akkoord uit de cue verdwijnt.